Wprowadzenie “Konstytucji Biznesu” w 2018 roku miało na celu ułatwienie rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, szczególnie w przypadku małych przedsiębiorstw. Jednym z rozwiązań jest możliwość prowadzenia działalności nierejestrowanej, która nie wymaga wpisu do CEIDG ani zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Jakie zalety płyną z wykonywania działalności gospodarczej nierejestrowanej i jakie kryteria należy spełnić, aby móc ją praktykować? Wyjaśniamy.
Działalność gospodarcza nierejestrowana – na czym polega?
Działalność nierejestrowana to specyficzny model prawny bez skomplikowanej księgowości, umożliwiający prowadzenie małej skali biznesu bez konieczności formalnej rejestracji firmy. Tego typu zajęcia nie muszą być zgłaszane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
Od lipca 2023 roku nie jest konieczne rejestrowanie działalności gospodarczej, jeśli miesięczne przychody nie przekraczają 2700 zł brutto (75% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku).
Dla kogo jest to rozwiązanie?
Dla kogo jest działalność gospodarcza nierejestrowana? Jest to opcja szczególnie korzystna dla osób, które:
Chcą rozpocząć działalność gospodarczą bez zbędnych formalności.
Planują prowadzić biznes na niewielką skalę.
Chcą przetestować swoje pomysły przed pełnym zaangażowaniem się w przedsiębiorczość.
Szukają sposobu na dodatkowe źródło dochodu bez konieczności rejestrowania pełnoprawnej firmy.
Nie chcą prowadzić skomplikowanej księgowości.
Zalety nierejestrowanej działalności gospodarczej
Działalność nierejestrowana w Polsce niesie za sobą wiele zalet, które mogą przyciągnąć osoby rozważające rozpoczęcie własnej działalności gospodarczej. Wśród nich należy wymienić:
Prostota i minimalizm – jedną z głównych zalet działalności nierejestrowanej jest jej prostota. Przedsiębiorcy nie muszą przechodzić przez proces rejestracji w CEIDG, co oznacza mniej papierkowej roboty i szybszy start. Uproszczone procedury pozwalają na skupienie się na rozwijaniu biznesu, zamiast na zmaganiu się z biurokracją.
Niskie koszty – działalność nierejestrowana pozwala na znaczne ograniczenie kosztów związanych z prowadzeniem pełnej księgowości. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zaoszczędzić na rozbudowanych usługach księgowych i skupić więcej środków na inwestycje w rozwój firmy lub zwiększenie jej konkurencyjności na rynku.
Testowanie biznesu – osoby, które nie są pewne swojego pomysłu na biznes lub chcą go przetestować w praktyce, mogą skorzystać z działalności nierejestrowanej jako formy “próbnej”. Pozwala to na sprawdzenie, czy dana koncepcja biznesowa jest rentowna i ma potencjał, bez angażowania się w pełną działalność gospodarczą.
Dodatkowy dochód – dla wielu osób działalność nierejestrowana stanowi atrakcyjną opcję na uzyskanie dodatkowych środków finansowych. Może to być szczególnie korzystne dla osób, które chcą dorobić do swojej głównej pracy lub dla studentów, którzy szukają elastycznego sposobu na zarobek.
Elastyczność i mobilność – działalność nierejestrowana daje przedsiębiorcom większą elastyczność w prowadzeniu biznesu. Mogą oni łatwo dostosować się do zmieniających się warunków rynkowych, eksperymentować z różnymi modelami działalności i szybko reagować na potrzeby klientów.
Niski próg wejścia – brak konieczności rejestracji i niskie koszty startowe sprawiają, że działalność nierejestrowana jest dostępna dla szerokiego grona osób, niezależnie od ich sytuacji finansowej. To zachęta dla przedsiębiorców, którzy chcą rozpocząć działalność gospodarczą, ale obawiają się wysokich kosztów początkowych.
Wsparcie dla lokalnej gospodarki – działalność nierejestrowana może przyczyniać się do rozwoju lokalnej gospodarki, ponieważ umożliwia wielu osobom prowadzenie własnego biznesu i generowanie dochodów, które zasilają lokalny rynek.
Warto pamiętać!
Choć działalność nierejestrowana wydaje się być atrakcyjną opcją, należy pamiętać o konieczności przestrzegania przepisów podatkowych oraz o ograniczeniach przychodowych. Przekroczenie dozwolonego limitu przychodów wymaga rejestracji działalności i może wiązać się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak prowadzenie pełnej księgowości czy płacenie wyższych składek ZUS.
Działalność nierejestrowana a podatek dochodowy
Działalność nierejestrowana to forma prowadzenia drobnej działalności gospodarczej, która nie wymaga rejestracji. Ale uwaga! W tym przypadku podjęcie dodatkowych aktywności zarobkowych nie zwalnia z obowiązku odprowadzania podatku dochodowego.
Na podstawie przepisów prawa podatkowego podatek dochodowy z działalności gospodarczej nierejestrowanej oblicza się według skali podatkowe:
12% dla dochodu nieprzekraczającego 120 tys. zł;
32% dla dochodu przekraczającego 120 tys. zł.
W praktyce, ze względu na ograniczenia dotyczące wysokości dochodu z działalności nierejestrowanej, zastosowanie będzie miała niższa stawka podatkowa wynosząca 12% dla dochodu do 120 tys. zł, zgodnie ze skalą podatkową.
Rozliczenie podatkowe odbywa się raz w roku w zeznaniu rocznym PIT-36. Należy pamiętać, że dochód z działalności nierejestrowanej łączy się z innymi dochodami opodatkowanymi na ogólnych zasadach podatkowych.
W zeznaniu rocznym PIT-36 znajduje się specjalna sekcja przeznaczona dla działalności nierejestrowanej, gdzie należy ująć przychody, koszty i ostateczny dochód z tej działalności.
Kiedy możesz prowadzić działalność nierejestrową?
Możesz prowadzić niezarejestrowaną działalność, jeśli:
miesięczne dochody z tej działalności nie przewyższają limitu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (do 30 czerwca 2023 roku);
miesięczne dochody z tej działalności nie przewyższają limitu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (od lipca 2023 roku);
w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie prowadziłeś żadnej działalności gospodarczej;
posiadasz zarejestrowaną firmę, ale w ciągu ostatnich 60 miesięcy jej działalność była zawieszona.
Kto ma prawo prowadzić działalność nierejestrowaną?
Tylko osoby fizyczne mogą prowadzić niezarejestrowaną działalność. Pomimo że przepisy nie określają szczególnych wymagań co do charakterystyki takiej osoby, to istnieją pewne ograniczenia, które mogą wpływać na możliwość prowadzenia działalności niezarejestrowanej przez niektóre grupy osób fizycznych. W szczególności obejmuje to cudzoziemców, rolników, nieletnich, bezrobotnych i osoby zajmujące funkcje urzędnicze.
Kolejną ważną informacją, którą należy wziąć pod uwagę, jest to, że działalność nierejestrowana nie obejmuje działań wykonywanych w ramach umowy spółki cywilnej. Z tego typu rozwiązania nie mogą skorzystać także branże, które wymagają uzyskania koncesji, licencji lub specjalnego zezwolenia.
Prowadzisz działalność nierejestrowaną, ale masz wątpliwości? Być może planujesz rejestrację jednoosobowej działalności gospodarczej? W Siiami świadczymy usługi prawne i księgowe. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz konsultacji księgowego.
Jak ustalić limit przychodów w działalności nierejestrowej
Ważne!
Są to limity miesięczne (a nie roczne), podane w kwocie brutto. Jeśli przekroczysz miesięczny limit przychodów, twoja działalność będzie traktowana jako działalność gospodarcza. Po przekroczeniu limitu masz 7 dni na zarejestrowanie jednoosobowej działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
W przypadku działalności gospodarczej nierejestrowanej do limitu przychodów zalicza się:
kwoty otrzymane (otrzymane w momencie sprzedaży lub przed sprzedażą w formie zaliczki);
kwoty należne (gdy dokument sprzedaży został wystawiony, ale nie nastąpiła jeszcze zapłata za towar).
Do limitu przychodów nie wlicza się natomiast:
wartości towarów, które zostały zwrócone;
udzielonych bonifikat;
udzielonych skont (zniczek lub rabatów).
Podczas oceny przekroczenia limitu umożliwiającego prowadzenie działalności nierejestrowanej bardzo ważne jest, aby brać pod uwagę nie tylko przychody z danego miesiąca, które wpłynęły już na konto, lecz także dochody z planowanych płatności za dokonane już transakcje i wystawione rachunki lub faktury. Do określenia przychodów będzie pomocna lista lub zapis sprzedaży. Dokument taki nazywamy uproszczoną ewidencją sprzedaży.
Przykład 1
Pani Katarzyna maluje portrety na zamówienie. Swoją ofertę promuje w Internecie. Osiągnięte przez nią przychody miesięczne wahają się w granicach 1000 – 1500 zł. Pani Katarzyna może korzystać z uproszczonej ewidencji sprzedaży i dalej zajmować się działalnością gospodarczą bez konieczności jej rejestrowania.
Przykład 2
Pan Rafał sprzedaje za pośrednictwem Allegro różne gadżety dla fanów wędkarstwa. Najczęściej jest to kilkanaście przedmiotów w miesiącu. W listopadzie Pan Rafał sprzedał gadżety za jedyne 200 zł, lecz w grudniu w okresie przedświątecznym sprzedaż znacząco wzrosła i wyniosła 2200 zł. Pan Rafał mógł prowadzić sprzedaż internetową w ramach działalności nierejestrowanej. Musi jednak pamiętać, że w zeznaniu rocznym jako koszty uzyskania przychodu powinien podać kwoty z rachunków za zakup sprzedawanych gadżetów (towarów handlowych).
Przykład 3
Pani Magdalena w ramach prowadzenia działalności nierejestrowanej przekazała 20 listopada 2023 roku Klientowi towar za kwotę 300 zł (rękodzieło). Strony umówiły się, że płatność za otrzymany towar zostanie uregulowana za miesiąc, a więc 20 grudnia 2023 roku. Pomimo nieotrzymania należności, kwota 300 zł jest przychodem należnym. Pani Magdalena uwzględniła więc ją w ewidencji sprzedaży w listopadzie (nie zaś w grudniu).
Co powinna zawierać uproszczona ewidencja sprzedaży?
Aby prawidłowo prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży w ramach działalności nierejestrowanej, ważne jest bieżące zapisywanie sprzedaży. W praktyce oznacza to, że rejestrując transakcję po dokonaniu sprzedaży, należy wpisać ją najpóźniej w dniu następnym.
Ewidencja może być w formie papierowej lub elektronicznej (np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel). Przepisy nie określają dokładnych wymagań dotyczących zawartości uproszczonej ewidencji sprzedaży, ale zazwyczaj zawiera ona następujące elementy:
Numer kolejny wpisu.
Datę dokonanej sprzedaży.
Wartość sprzedaży w danym dniu.
Sumaryczną wartość sprzedaży narastającą.
W uproszczonej ewidencji sprzedaży można uwzględnić również dodatkowe informacje, takie jak numer dowodu sprzedaży lub inne istotne szczegóły dotyczące transakcji.
Działalność nierejestrowana – obowiązki, ewidencja, koszty
Po rozpoczęciu prowadzenia działalności nierejestrowanej istnieje szereg obowiązków, które musisz spełnić. Od tego czasu zobowiązany jesteś do:
utrzymywania prostej ewidencji sprzedaży;
rozliczania dochodów z działalności nierejestrowanej (po odliczeniu kosztów) w rocznym zeznaniu PIT-36, stosując skalę podatkową;
przestrzegania wszystkich praw konsumentów;
wystawiać faktur lub rachunków na życzenie osób korzystających z usług lub kupujących towar;
respektowania praw konsumenta, w tym prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość w ciągu 14 dni;
wypełniania obowiązków związanych z reklamacją, zwrotem lub naprawą.
Prowadząc działalność nierejestrowaną, nie spełniasz formalnych wymogów bycia przedsiębiorcą. W związku z tym zawierane umowy o świadczenie usług mogą być traktowane jako umowy-zlecenia zgodnie z Kodeksem cywilnym. Od tych umów zleceniodawca odprowadza za ciebie składki ZUS (obowiązkowe ubezpieczenia społeczne).
Rachunki i faktury w działalności nierejestrowej
W ramach działalności nierejestrowanej, przedsiębiorcy nie są zobowiązani do wystawiania faktur ani rachunków za swoje usługi czy produkty, chyba że klient wyrazi takie życzenie. W sytuacji, gdy klient zażąda dokumentu potwierdzającego transakcję, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę lub rachunek, który będzie stanowił oficjalne potwierdzenie sprzedaży. Wystawienie takiego dokumentu jest ważne zarówno dla celów ewidencyjnych klienta, jak i dla ewentualnego udokumentowania przychodów przedsiębiorcy.
Kasa fiskalna w działalności nierejestrowanej
Osoby, których obroty z transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności oraz rolnikami opodatkowanymi ryczałtem nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 tysięcy złotych, nie są zobowiązane do korzystania z kasy fiskalnej do ewidencjonowania swoich sprzedaży.
Jednak jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi, które są objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży poprzez korzystanie z kasy fiskalnej (np. gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych), wtedy konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej.
Podsumowując, osoba prowadząca działalność gospodarczą nierejestrowaną zobowiązana jest do korzystania z kasy fiskalnej w przypadku:
przekroczenia limitu sprzedaży w wysokości 20 tysięcy złotych;
oferowania towarów lub usług, które nie są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
Działalność nierejestrowa a VAT
Osoby prowadzące mniejsze działalności gospodarcze, włącznie z działalnością nierejestrowaną, często mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT, o ile ich sprzedaż w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 200 tysięcy złotych. Jeśli jednak osoba prowadząca działalność nierejestrowaną zdecyduje się na dobrowolną rejestrację jako podatnik VAT, wówczas ma prawo, a czasem obowiązek, wystawiania faktur VAT.
Rejestracja jako podatnik VAT może przynieść szereg korzyści, takich jak wiarygodność w oczach kontrahentów, możliwość uczestniczenia w transakcjach wewnątrzwspólnotowych czy dostęp do zwrotu VAT za towary i usługi zakupione w ramach działalności gospodarczej. Jednakże, wiąże się to również z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak prowadzenie pełnej ewidencji dla celów VAT, składanie deklaracji i dokonywanie regularnych płatności podatku.
Dobrowolna rejestracja jako podatnik VAT
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą zdecydować się na dobrowolną rejestrację jako podatnik VAT. Taka decyzja otwiera drogę do odliczania VAT naliczonego od zakupów związanych z prowadzoną działalnością, co może być korzystne w przypadku większych inwestycji lub regularnych zakupów towarów i usług, na których przedsiębiorca chciałby odzyskać podatek.
Obowiązek wystawiania faktur VAT
Po dokonaniu rejestracji jako podatnik VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawiania faktur VAT swoim klientom. Faktury te muszą zawierać wszystkie wymagane elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, wartość netto i brutto towarów lub usług, stawkę podatku VAT oraz inne informacje wymagane przez przepisy. Warto zauważyć, że faktury wystawiane przez podmioty prowadzące działalność nierejestrowaną nie różnią się od faktur wystawianych przez zarejestrowane firmy.
Warto zaznaczyć, że faktura wystawiona przez podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną nie różni się od faktur wystawianych przez zarejestrowane podmioty i powinna zawierać wszystkie wymagane elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, wartość netto i brutto towarów lub usług, stawkę podatku VAT oraz inne niezbędne informacje.
Korzyści w działalności nierejestrowanej
Działalność nierejestrowana w Polsce stanowi atrakcyjną formę prowadzenia biznesu, szczególnie dla osób rozpoczynających swoją przygodę z przedsiębiorczością lub dla tych, którzy chcą prowadzić działalność na niewielką skalę.
Uproszczone procedury administracyjne – działalność nierejestrowana zwalnia przedsiębiorcę z konieczności zgłaszania swojej działalności do CEIDG oraz innych instytucji, takich jak urząd skarbowy czy Główny Urząd Statystyczny. Oznacza to, że nie trzeba posiadać numerów NIP i REGON, co jest standardowym wymogiem dla zarejestrowanych przedsiębiorstw.
Brak wymogu podawania siedziby działalności – w przypadku działalności nierejestrowanej nie jest wymagane podawanie siedziby działalności gospodarczej, co jest szczególnie korzystne dla osób pracujących zdalnie lub mobilnie, a także dla tych, którzy nie chcą ujawniać swojego adresu prywatnego jako adresu firmy.
Zwolnienie z obowiązkowych składek ZUS – osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie są zobowiązane do opłacania składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne, które są obowiązkowe dla zarejestrowanych przedsiębiorców.
Brak zaliczek na podatek dochodowy – w ramach działalności nierejestrowanej nie ma konieczności regularnego uiszczania zaliczek na podatek dochodowy, co jest wymogiem dla zarejestrowanych przedsiębiorstw. To kolejne uproszczenie, które pozwala na uniknięcie miesięcznych obciążeń podatkowych.
Zwolnienie z VAT – przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną mogą korzystać ze zwolnienia z podatku VAT, pod warunkiem że ich obroty nie przekraczają określonego limitu.
Uproszczona księgowość – działalność nierejestrowana eliminuje potrzebę prowadzenia pełnej księgowości, co jest jednym z najbardziej czasochłonnych i kosztownych aspektów prowadzenia firmy. Przedsiębiorcy mogą ograniczyć się do prostego ewidencjonowania przychodów i wydatków.
Kiedy działalność trzeba zarejestrować
Jeżeli planujesz prowadzić działalność o niewielkich dochodach, konieczne będzie zarejestrowanie działalności gospodarczej, gdy działalność:
wymaga specjalnych zezwoleń, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. sprzedaż alkoholu, wyrobów tytoniowych, zbieranie odpadów, ochrona osób lub mienia).
jest określona w przepisach jako działalność gospodarcza zgodnie z ustawą o Prawie przedsiębiorców.
W tych sytuacjach prowadzenie działalności jest niedopuszczalne bez wcześniejszej rejestracji.
Inne rodzaje działalności, które nie wymagają rejestrowania
Oprócz działalności nierejestrowanej istnieją inne rodzaje działalności, które nie wymagają rejestracji w urzędzie. Dotyczy to:
działalności agroturystycznej prowadzonej przez rolników;
produkcji wina przez rolników;
handlu detalicznego produktami rolnymi.
Nierejestrowana działalność gospodarcza – kontrole
Każda osoba działająca w ramach działalności nierejestrowanej powinna mieć świadomość możliwych kontroli, pomimo braku konieczności rejestracji w CEIDG. Nierejestrowana działalność może być poddana kontroli w urzędzie skarbowym na mocy przepisów z zakresu ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej.
Należy pamiętać, że zwolnienie z VAT nie oznacza jednocześnie zwolnienia z obowiązku prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. Rejestr ten służy bowiem do udokumentowania prawidłowości zwolnienia z VAT i podlega kontroli organów skarbowych.
Ponadto osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może zostać poddana kontroli związanej z charakterem i sposobem prowadzenia swojej działalności (np. w przypadku produkcji wyrobów cukierniczych możliwa jest kontrola ze strony Sanepidu).
Prowadząc działalność nierejestrowaną, należy również przestrzegać przepisów dotyczących praw konsumentów oraz RODO. W tym kontekście kontrolę mogą przeprowadzić organy takie jak Prezes UOKiK lub Urząd Ochrony Danych Osobowych, szczególnie w przypadku braku jednoznacznych dowodów lub wątpliwości podczas trwającego postępowania.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości i obaw dotyczących limitów przychodów z działalności nierejestrowanej, warto skorzystać ze wsparcia profesjonalnego biura, świadczącego usługi prawne, księgowe i rachunkowe.
