Księgowość jest fundamentem stabilności finansowej każdej firmy, a dokładność w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ma istotne znaczenie dla uniknięcia błędów. W obliczu złożonych i dynamicznie zmieniających się przepisów podatkowych nawet drobne pomyłki mogą skutkować sankcjami skarbowymi lub administracyjnymi. W niniejszym artykule przedstawiamy najczęściej występujące błędy księgowe oraz praktyczne wskazówki, które pomogą w ich uniknięciu. Przekonaj się, dlaczego warto zadbać o wysoką jakość i profesjonalizm usług księgowych.
Najczęściej popełniane błędy w księgowości firmy
Zarówno przedsiębiorca, który decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości, jak i biuro księgowe, świadczące usługi dla firm, mają obowiązek prowadzić księgi rachunkowe zgodnie z zasadami rachunkowości i aktualnymi przepisami prawa.
Prowadzone nierzetelnie księgi i błędy w księgowości w niektórych przypadkach mogą prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, podatkowej lub karnej. Nierzetelne wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości i popełnione błędy to także utrata zaufania i reputacji wśród obecnych i potencjalnych klientów.
${hours} Godziny ${minutes} Minuty ${seconds} Sekundy
Najczęściej popełniane błędy i wykroczenia skarbowe to:
-
Nieprawidłowa ewidencja zdarzeń księgowych, takich jak rozliczanie wydatków w niewłaściwych okresach, nieprawidłowe odpisy amortyzacyjne, brak pełnej dokumentacji, przekroczenie terminów składania deklaracji.
-
Brak aktualnej wiedzy na temat przepisów prawa, co może prowadzić do nieprawidłowego rozliczania VAT, transakcji zagranicznych, inwestycji.
-
Nieodpowiednia organizacja finansowa, w tym brak kontroli nad kosztami, nieprawidłowe wykorzystanie kredytów i pożyczek, brak planu finansowego.
-
Nieprawidłowe wykorzystanie technologii, takie jak brak oprogramowania do pełnej księgowości, nieodpowiednie zabezpieczenie danych.
-
Nieprawidłowe prowadzenie negocjacji, co może wynikać z braku umiejętności negocjacyjnych, nieznajomości rynku, braku elastyczności.
Aby uniknąć powyższych błędów i nie narażać się na przestępstwo skarbowe, przedsiębiorca powinien rozważyć skorzystanie z usług księgowych dla firm zajmujących się prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Kiedy trzeba się zdecydować na poprawianie błędów księgowych?
Decyzja o poprawianiu błędów księgowych powinna być podjęta jak najszybciej po ich wykryciu. Pozwoli to zapobiec dalszym komplikacjom i nieprawidłowościom w sprawozdaniu finansowym. Błędy wykryte przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za dany okres sprawozdawczy powinny być skorygowane natychmiast, zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Jeśli błędy są ujawnione po sporządzeniu sprawozdania finansowego, ale przed jego zatwierdzeniem, wówczas należy poprawić i odpowiednio zmodyfikować sprawozdanie.
Uwaga!
W przypadku błędów istotnych, które wpływają na jakość sprawozdania finansowego, konieczna jest ich korekta niezależnie od momentu wykrycia.
Sposób korekty zależy od tego, kiedy błąd został wykryty i jak bardzo nieprawidłowości wpływają na stan aktywów, pasywów i wynik finansowy. Błędy nieistotne, które nie wpływają znacząco na sprawozdanie, mogą być skorygowane w księgach rachunkowych następnego roku obrotowego.
Nieprawidłowa ewidencja zdarzeń księgowych
Niewłaściwe prowadzenie rejestru zdarzeń finansowych to sytuacja, w której zapisy nie są zgodne ze stanem rzeczywistym, a więc nie odzwierciedlają faktycznej sytuacji majątkowej i wyników finansowych. Zdarzenie takie może być wynikiem błędów popełnionych nieumyślnie przez osobę prowadzącą księgowość (np. biuro rachunkowe, księgowego w firmie) lub celowym manipulowaniem danymi.
Błędy w ewidencji zdarzeń księgowych
Najczęściej spotykane błędy w rejestrze zdarzeń finansowych to:
-
Niewłaściwe datowanie przychodów lub kosztów, np. niezgodność z zasadą memoriału.
-
Błędna klasyfikacja kont księgowych, np. zamiana aktywów i pasywów, przychodów i kosztów, itp.
-
Niewłaściwa wartość wpisów księgowych, np. błędne obliczenie stawki VAT, kursu walutowego, amortyzacji, itp.
-
Niewłaściwa dokumentacja zdarzeń finansowych, np. brak dowodów księgowych, faktur, umów, itp.
-
Niewłaściwe rozliczenia międzyokresowe, np. brak uwzględnienia zobowiązań i należności, rozliczeń podatkowych, itp.
Zarówno nierzetelne, jak i wadliwe prowadzenie ksiąg może prowadzić do nałożenia dodatkowego zobowiązania podatkowego, kontroli skarbowej, a nawet odpowiedzialności karnej. Aby zapobiec niewłaściwemu prowadzeniu rejestru zdarzeń finansowych, należy przestrzegać zasad rachunkowości, aktualnych przepisów prawa, zasad etyki zawodowej i kontroli wewnętrznej.
Nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg handlowych – jaka kara?
Niedokładne lub nieprawidłowe prowadzenie ksiąg handlowych jest podstawą do odpowiedzialności karnej zgodnie z Kodeksem Karnym Skarbowym. Niemniej jednak konsekwencje są różne w zależności od charakteru niedociągnięć w księgach.
Księga prowadzona niezgodnie z przepisami prawa może wiązać się z różnymi konsekwencjami. O jakich karach mowa? Nierzetelność w prowadzeniu ksiąg, czyli nieodzwierciedlanie prawdziwego stanu majątkowego i wyniku finansowego może prowadzić do nałożenia kary grzywny do 240 stawek dziennych. Wykroczenia skarbowe o mniejszej wadze, najczęściej podlegają karze grzywny, jak za wykroczenie skarbowe.
Za zaległości podatkowe mogą być odpowiedzialne nie tylko same osoby płacące podatki, ale także inne zaangażowane strony, takie jak wspólnicy w przypadku spółek osobowych czy członkowie zarządów w spółkach kapitałowych. Z tego względu wielu przedsiębiorców w trosce o prawidłowe i rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, decyduje się na wsparcie profesjonalnych biur rachunkowych.
Czy jest możliwe odszkodowanie od biura rachunkowego za popełnione błędy?
Oczywiście, istnieje możliwość ubiegania się o rekompensatę za pomyłki popełnione przez poprzednie biuro rachunkowe, pod warunkiem że te pomyłki przyniosły straty dla podatnika. Odpowiedzialność biura rachunkowego może wynikać z umowy zawartej z podatnikiem lub z przepisów prawa cywilnego.
Jeżeli umowa z biurem rachunkowym zawierała postanowienie o odpowiedzialności za pomyłki lub niewypełnienie obowiązków, przedsiębiorca ma prawo dochodzić roszczeń na podstawie tej umowy. Należy wówczas wykazać, że biuro rachunkowe działało nieodpowiedzialnie, niezgodnie z umową lub z rażącym naruszeniem zasad, co przyniosło straty (np. w postaci kar finansowych).
Co w przypadku, gdy w umowie z biurem rachunkowym nie było klauzuli o odpowiedzialności lub umowa nie była zawarta w ogóle? Wówczas należy wykazać, że biuro rachunkowe działało nieumyślnie lub umyślnie, naruszając dobra podatnika, a w rezultacie podatnik poniósł stratę majątkową lub niemajątkową.
W każdym z powyższych przypadków poszkodowany powinien zgłosić swoje roszczenia do biura rachunkowego na piśmie, wskazując wysokość szkody i podstawę prawną. Jeżeli biuro rachunkowe nie zgodzi się na wypłatę rekompensaty, podatnik ma prawo skierować sprawę do sądu. W takiej sytuacji warto skorzystać z profesjonalnych usług prawnych dla firm.
Umowa z biurem rachunkowym – najważniejsze informacje
Umowa z biurem rachunkowym jest kluczowym dokumentem regulującym warunki współpracy między przedsiębiorcą a podmiotem świadczącym usługi księgowe. Wiarygodnie i profesjonalnie skonstruowana umowa powinna zawierać:
-
Dane stron umowy – precyzyjne dane stron, czyli biura rachunkowego i przedsiębiorcy (nazwy, adresy, numery NIP, REGON, KRS).
-
Termin obowiązywania umowy – w tym warunki wypowiedzenia umowy i okres wypowiedzenia.
-
Zakres świadczonych usług – rodzaj prowadzonej księgowości, zakres obowiązków biura i przedsiębiorcy, terminy i sposób przekazywania dokumentów.
-
Wysokość wynagrodzenia biura rachunkowego – w tym sposób i termin płatności zobowiązań.
-
Zobowiązanie biura rachunkowego – odnoszące się do ponoszenia odpowiedzialności za nierzetelne prowadzenie księgowości i szkody wynikłe z niewłaściwego wykonania umowy.
-
Pozostałe informacje – poufność danych, klauzule niedozwolone.
Ważne!
Umowa z biurem rachunkowym powinna być zawarta na piśmie, aby zapewnić bezpieczeństwo i przejrzystość obu stronom. Umowa ustna nie jest zalecana, ponieważ może być trudna do udowodnienia w razie konfliktu.
Co zrobić, aby uniknąć błędów w księgowości?
Aby uniknąć błędów księgowych, warto skorzystać z profesjonalnych usług księgowych. Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga bowiem głębokiej wiedzy z zakresu prawa podatkowego, rachunkowego i cywilnego.
Pamiętajmy, że księgowość w praktyce nie zawsze działa według ściśle określonych i niezmiennych schematów. Wymaga ona znacznej wiedzy oraz zdolności analitycznego i syntetycznego myślenia. Są to zadania czasochłonne i złożone, które nierzadko ,,zabierają” cenny czas, który przedsiębiorca mógłby przeznaczyć na rozwój swojego biznesu.
Co zrobić, aby błąd księgowy nie pojawiał się w Twojej firmie? Jak zminimalizować ryzyko potencjalnych nieprawidłowości i zapewnić sobie więcej czasu na rozwój? Warto skorzystać z usług profesjonalistów!
Prawidłowe prowadzenie księgowości w działalności gospodarczej ma kluczowe znaczenie dla przyszłości Twojego biznesu.
Biuro rachunkowe Siiami oferuje profesjonalne usługi księgowe, które pomogą Ci uniknąć błędów i skupić się na rozwijaniu swojego biznesu. Inwestycja ta jest bardzo wartościowa dla przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli weźmiemy pod uwagę ryzyko potencjalnych błędów związanych z rozliczeniami publicznoprawnymi.
${hours} Godziny ${minutes} Minuty ${seconds} Sekundy
