Biuro rachunkowe – co to jest?
Co dokładnie kryje się za słowami biuro rachunkowe? Czym się zajmuje podmiot świadczący usługi księgowe?
Biuro rachunkowe to firma świadcząca usługi z zakresu finansów dla przedsiębiorców, podmiotów gospodarczych i osób fizycznych. Dobrze prosperujące biuro rachunkowe oferuje profesjonalną pomoc zgodnie z obowiązującym prawem i przepisami z zakresu rachunkowości. Obowiązki biura rachunkowego uzależnione są od wielu czynników, np. rodzaju działalności gospodarczej, formy opodatkowania, czy też liczby zatrudnionych pracowników w firmie.
Biura rachunkowe działają w imieniu klienta na podstawie umowy, pomagając w spełnianiu obowiązków podatkowych i prawnych. Głównym zadaniem tego rodzaju instytucji jest zapewnienie kompleksowej obsługi w zakresie księgowości, rachunkowości oraz podatków.
Komu potrzebne wirtualne biuro rachunkowe?
Założenie własnej firmy to nie tylko realizacja marzeń, ale też zderzenie z rzeczywistością pełną obowiązków i wyzwań. Bez względu na to, czy jesteś szefem małej kawiarni, czy prowadzisz wielobranżowy koncern, musisz pamiętać o jednym – podatkach. Każdy przedsiębiorca ma zobowiązania wobec urzędu skarbowego i zakładu ubezpieczeń społecznych. Im bardziej skomplikowana jest działalność, tym więcej obowiązków spada na barki przedsiębiorcy.
Kompleksowe usługi doświadczonego biura rachunkowego są przydatne (a wręcz niezbędne) dla wielu grup podmiotów gospodarczych i firm. Outsourcing usług księgowych jest chętnie stosowany przez firmy, które chcą skupić się na swojej głównej działalności gospodarczej, a obowiązki księgowe zlecić profesjonalistom. Są to najczęściej początkujący przedsiębiorcy, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, freelancerzy pracujący zdalnie i przedsiębiorcy, którzy nie mają przestrzeni finansowej i lokalizacyjnej, aby stworzyć dział księgowości w swojej firmie.
Czym zajmuje się biuro rachunkowe?
Oferty biur rachunkowych są bardzo różnorodne i dostosowane do potrzeb indywidualnych Klientów oraz konkretnej działalności gospodarczej. Działania w zakresie rachunkowości to nie tylko ewidencjonowanie dokumentów finansowych w porządku chronologicznym, ale także szeroko pojęte działania z zakresu finansów i podatków.
Oprócz obsługi podstawowej biuro rachunkowe zajmuje się analizą ryzyka finansowego, doradztwem prawno-podatkowym, strategiami finansowymi i reprezentacją przedsiębiorcy przed instytucjami publicznymi (np. urzędami skarbowymi).
Profesjonalne biuro rachunkowe – cechy
Dobre biuro rachunkowe to coś więcej, niż miejsce prowadzenia rachunkowości. To partner, który wspiera rozwój firmy klienta i dba o to, by finanse były prowadzone w przejrzysty, zgodny z prawem, a jednocześnie maksymalnie korzystny sposób. Najważniejsze cechy takiego biura to:
- Dokładność i skrupulatność – profesjonalne biuro rachunkowe działa jak precyzyjny zegarek. Każdy dokument, faktura czy rozliczenie jest dokładnie sprawdzane, a najmniejsze nieścisłości wyłapywane i poprawiane. W dużych firmach księgowych powszechne jest wykorzystanie nowoczesnych technologii i systemów analitycznych, które pomagają zautomatyzować powtarzalne czynności, co minimalizuje ryzyko błędu.
- Doskonała znajomość przepisów – w prawie podatkowych i finansowym nieustannie zachodzą jakieś zmiany. Dlatego rola biura rachunkowego to również stałe monitorowanie zmian w przepisach i wdrażanie nowych regulacji. Dzięki temu księgowość klientów jest zawsze „na czasie” i nie muszą martwić się o niezgodność z prawem.
Na przykład, w 2022 roku w Polsce wprowadzono szereg zmian związanych z Polskim Ładem, które wywołały spore zamieszanie wśród przedsiębiorców. Profesjonalne biura rachunkowe były w stanie szybko zareagować i dostosować swoje usługi do nowych przepisów, często doradzając klientom, jak najlepiej zoptymalizować finanse.
- Indywidualne podejście do klienta – nie ma dwóch takich samych firm, więc i księgowość dla każdej z nich wygląda inaczej. Profesjonalne biura rachunkowe dostosowują swoje usługi do specyficznych potrzeb klientów – małe przedsiębiorstwa, freelancerzy, fundacje czy wielkie korporacje mają różne potrzeby.
Freelancer, który prowadzi jednoosobową działalność, będzie potrzebował pomocy przy prostych rozliczeniach podatkowych, podczas gdy duża firma handlowa może potrzebować wsparcia w złożonych operacjach finansowych, np. przy rozliczeniach z zagranicznymi kontrahentami.
- Doradztwo biznesowe – biuro rachunkowe to nie tylko księgowość. Profesjonalna firma pomoże także w opracowaniu strategii finansowej, optymalizacji kosztów czy planowaniu inwestycji. Dobre biuro często współpracuje z doradcami podatkowymi i prawnikami, aby zapewnić klientowi kompleksową obsługę.
- Troska na poufność i bezpieczeństwo danych – profesjonalne biura rachunkowe kładą ogromny nacisk na bezpieczeństwo informacji i przechowywanie danych finansowych w sposób zgodny z wymogami RODO i innymi przepisami ochrony danych. Dodatkowo w nowoczesnych biurach rachunkowych coraz częściej stosuje się rozwiązania chmurowe, które przede wszystkim ułatwiają dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie, ale również są dużo bezpieczniejsze niż tradycyjne metody przechowywania dokumentów.
Za co odpowiada biuro rachunkowe? Poznaj zakres obowiązków
Biuro rachunkowe to podmiot gospodarczy, który odpowiada za skrupulatne wykonywanie swoich obowiązków, a więc:
- wypełnianie zapisów umowy;
- systematyczne zapisywanie (księgowanie) zdarzeń na podstawie dowodów księgowych w porządku chronologicznym;
- prowadzenie rachunkowości i księgowości zgodnie z prawem;
- prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych;
- wycenę i inwentaryzację stanów aktywów i pasywów;
- ustalanie wyniku finansowego firmy, sporządzanie sprawozdań finansowych;
- zbieranie, bezpieczne przechowywanie dowodów księgowych firmy oraz innych dokumentów przewidzianych przez ustawę;
- i inne elementy z zakresu obowiązków ustalone przez prawo.
Odpowiedzialność biura rachunkowego – za co nie odpowiada biuro i za co odpowiada podatnik?
Odpowiedzialność biura rachunkowego jest ściśle określona przez przepisy prawa i umowę zawartą z Klientem. Biuro odpowiada za prawidłowe wykonywanie swoich obowiązków, ale nie odpowiada za decyzje podatkowe klienta ani za błędy wynikające z zatajenia przez niego informacji lub fałszowania dokumentów. W przypadku niewywiązania się z obowiązków biuro może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.
Biuro rachunkowe nie odpowiada za wynikłe problemy finansowe klienta związane z błędnymi decyzjami lub niestabilną sytuacją biznesu na rynku.
Kolejną kwestią są zobowiązania podatkowe. Podmiot prowadzący biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność cywilną z tytułu niewywiązania się lub nienależytego wywiązania się z umowy, ale jednocześnie nie ponosi żadnej odpowiedzialności przed organami skarbowymi za zobowiązania podatkowe Klientów. Choć biuro rachunkowe może być winne powstania zaległości podatkowej, to ostatecznie to podatnik ponosi obowiązek uregulowania należności podatkowej.
Przechowywanie dokumentów księgowych (miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych)
Przechowywanie dokumentów księgowych musi być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Dokumentacja księgowa, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, powinny być przechowywane w odpowiedni sposób, chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dokumenty w biurze rachunkowym mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania dokumentów w formie elektronicznej ważne jest, aby zapewnić możliwość ich odtworzenia w formie wydruków (PDF).
Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w porządku chronologicznym i ponumerowane zgodnie z KPiR. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych poza siedzibą jednostki, kierownik jednostki jest zobowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia rozpoczęcia ich prowadzenia.
Jakie usługi świadczy biuro rachunkowe?
- Prowadzenie ksiąg rachunkowych konkretnej firmy.
- Gromadzenie dowodów księgowych.
- Ewidencję przychodów i rozchodów.
- Ewidencję przebiegu pojazdu.
- Sporządzanie deklaracji podatkowych, PIT, CIT, VAT oraz korekt.
- Rozliczanie płac pracowników (w tym rozliczanie kadr) i obsługę ZUS.
- Tworzenie raportów finansowych i statystycznych.
- Analizę kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
- Doradztwo podatkowe i finansowe.
- Bieżąca obsługa telefoniczna i doradztwo z zakresu prawa podatkowego, rozliczeń podatkowych, planowanych inwestycji oraz spraw związanych z dziedziną prawa, takich jak spadki, darowizny czy kredyty.
- Komunikacja z urzędem skarbowym (np. wniosek o zwrot VAT).
Doświadczone biura rachunkowe potrafią sprawnie dostosować swoją ofertę do potrzeb indywidualnego Klienta. Oferują szeroki zakres usług, w tym pełną księgowość, obsługę kadrowo-płacową, doradztwo inwestycyjne i prawne. Ich działania pomagają przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu działalności, zapewniając kompleksową obsługę finansową zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dodatkowo niektóre biura oferują także profesjonalny program do fakturowania, audyt za poprzedni okres, usługi wykonywania kopii (skanów) dokumentów otrzymanych w formie papierowej oraz ich archiwizację.
Księgowość a doradztwo podatkowe
Księgowość i doradztwo podatkowe to dwie zasadnicze dziedziny związane z zarządzaniem finansami w firmie, ale różnią się zakresem i głównymi zadaniami.
Usługa księgowa koncentruje się na bieżącym prowadzeniu finansów firmy i spełnianiu wymogów rachunkowych, podczas gdy doradztwo podatkowe skupia się na strategiach podatkowych, optymalizacji kosztów podatkowych i prawidłowym stosowaniu przepisów podatkowych.
Te dwie dziedziny mogą się łączyć, gdyż kompletna księgowość stanowi bazę dla właściwego doradztwa podatkowego, wspierając przedsiębiorstwo w osiągnięciu celów biznesowych zgodnie z przepisami prawnymi i podatkowymi.
Kto może korzystać z usług biur rachunkowych?
Na początku swojej przygody z biznesem, wielu przedsiębiorców próbuje samodzielnie zapanować nad obowiązkami związanymi z księgowością. Jednak bardzo często okazuje się, że zadania rachunkowe przewyższają zakres wiedzy i umiejętności przedstawicieli danej firmy. Wówczas założyciel biznesu zmuszony jest zatrudnić dodatkowego specjalistę – księgowego lub skorzystać z wygodnej opcji wirtualnych usług godnego zaufania biura rachunkowego.
Z usług biur rachunkowych mogą korzystać różne podmioty. Najczęściej są to przedsiębiorcy, którzy prowadzą własną firmę i chcą zlecić obowiązki finansowo-księgowe specjalistom.
Biura rachunkowe mogą również świadczyć usługi dla osób fizycznych, na przykład pomagając w rozliczeniu PIT, podróży służbowych, czy przygotowaniu dokumentów związanych z otrzymaniem kredytu.
Ponadto niektóre biura rachunkowe świadczą usługi dodatkowe, takie jak pomoc przy rejestracji firmy, reprezentowanie klientów przed Inspektoratem Pracy, ZUS-em czy Urzędem Skarbowym, bieżącą obsługę telefoniczną oraz mailową klientów biura, przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się o kredyt lub leasing, a nawet legalizacja pobytu w Polsce.
Warto zaznaczyć, że korzystanie z usług biura rachunkowego może być szczególnie korzystne dla początkujących przedsiębiorców, którzy mogą skorzystać z doradztwa w kwestiach prawnych, podatkowych i księgowych. Zewnętrzne biuro rachunkowe to przede wszystkim oszczędność czasu oraz minimalizacja kosztów związanych z brakiem konieczności utworzenia nowego etatu. To duże ułatwienie, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw.
W jaki sposób egzekwowana jest odpowiedzialność księgowego?
Podstawą odpowiedzialności biura rachunkowego jest winność, a nie ryzyko. Oznacza to, oznacza, że biuro rachunkowe jest odpowiedzialne za szkody wynikłe z jego działania tylko wtedy, gdy można udowodnić, że szkoda ta wynikła z winy biura, a nie z samego ryzyka związanego z prowadzeniem działalności.
Kwestie odpowiedzialności kontraktowej oparte są na zasadzie winy domniemanej, co przerzuca na dłużnika ciężar udowodnienia, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.
Ile kosztują usługi księgowe?
Ceny usług księgowych w Polsce są uzależnione od wielu czynników. Do najważniejszych z nich należą: zakres obowiązków księgowego, liczba przygotowanych dokumentów, czas potrzebny na ich przygotowanie, a także lokalizacja biura księgowego. Ceny mogą również zależeć od rodzaju ewidencji księgowej, liczby pracowników zatrudnionych w firmie klienta, oraz profilu prowadzonej działalności gospodarczej.
Ceny usług księgowych wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie. Koszty mogą być ustalane na podstawie stawki godzinowej lub jako miesięczna opłata abonamentowa. Dodatkowo, ceny usług księgowych mogą różnić się w zależności od regionu, co jest ważnym argumentem przemawiającym za skorzystaniem z biura księgowego działającego 100% zdalnie, jak Siiami.
Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą, pamiętaj że atrakcyjna cena nie powinna być głównym czynnikiem przemawiającym za skorzystaniem z usług danego biura, a opinia o nim, prestiż i atrakcyjność oferty. Warto również zwrócić uwagę na dodatki wliczone w cenę oferty, takie jak program do fakturowania, wypełnienie deklaracji VAT, czy sporządzenie rocznej deklaracji PIT.
