Электронная подпись в Польше для бизнеса: как подписать документ в цифровом виде?

В Польше для подписания документа в цифровом виде необходимо иметь электронную подпись. Таких ЭЦП есть несколько видов: квалифицированная подпись, Profil Zaufany, личная подпись. В этом материале мы рассказываем, какую подпись выбрать для ведения бизнеса в Польше.

Что такое электронная подпись и ePUAP в Польше

Сегодня договоры, заключаемые онлайн, электронная регистрация изменений в KRS или электронная финансовая отчетность — это повседневная практика каждого предпринимателя. В этой цифровой экосистеме ключевым инструментом является электронная подпись.

Однако следует помнить, что не каждая электронная подпись влечет за собой одинаковые правовые последствия, а ошибка в ее выборе может повлиять на действительность всего юридического действия,

 отмечает юрист SIIAMI Эдита Залевска.

Электронная цифровая подпись в Польше (ЭЦП) позволяет подписывать документы в электронном виде без личного присутствия. В случае бизнеса квалифицированная подпись (podpis kwalifikowany elektroniczny) обеспечивает максимально высокий уровень безопасности.

Благодаря стандартам Европейского союза, такая квалифицированная цифровая подпись признается на всей территории ЕС, так как электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и собственноручная подпись, и вы можете вести дела в любой стране ЕС.

ePUAP — это польская электронная платформа государственных услуг, которая предназначена для взаимодействия граждан и предпринимателей с государственными органами.

Важной услугой, предлагаемой ePUAP, является Profil Zaufany, который позволяет подписывать официальные документы в электронном виде. Такой доверенный профиль могут иметь даже иностранцы, получившие PESEL в Польше.

Виды электронных подписей в Польше с точки зрения права

Согласно регламенту ЕС eIDAS, в правовом обороте функционирует несколько видов подписей. Их правильное разграничение имеет фундаментальное значение для безопасности сделок.

Квалифицированная электронная подпись (podpis kwalifikowany)

Обладает наивысшей юридической силой и равнозначна собственноручной подписи. Kwalifikowany podpis elektroniczny необходим там, где закон требует соблюдения письменной формы под угрозой недействительности (договоры о передаче имущественных авторских прав, процессуальные доверенности, представление интересов компаний в государственных органах и судах).

Доверенный профиль (Profil Zaufany)

Инструмент подтверждения личности, предназначенный для взаимодействия по линии «гражданин/предприниматель – органы государственной власти». Несмотря на свою бесплатность и общедоступность, Профиль Зауфаны не всегда может заменить собственноручную подпись в сугубо деловых отношениях.

Как сделать профиль зауфаный можно посмотреть тут 

Личная подпись (e-dowód)

Доступна для владельцев новых польских удостоверений личности с электронным слоем. Позволяет подписывать документы при взаимодействии с государственными органами, а также – по обоюдному согласию – с частными лицами и организациями. Иностранец в Польше не имеет возможности получить e-dowód, этот вариант электронной идентификации доступен только гражданам Польши.

Где сегодня необходима ЭЦП в Польше

Для современного предпринимателя электронная подпись — это уже не опция, а необходимость.

Использовать электронную подпись нужно:

• подаче годовой финансовой отчетности в Репозиторий финансовых документов,
• внесении записей и изменений в KRS,
• подписании решений органов управления компанией (правления, собрания участников),
• дистанционном заключении договоров,
• участии в тендерах и государственных закупках,
• текущем взаимодействии с налоговыми органами и ZUS (Управлением социального страхования).

Всегда ли достаточно цифровой для польского бизнеса?

Несмотря на широкое применение, электронная идентификация не является универсальным решением. Следует помнить о ситуациях, в которых закон требует формы нотариального акта (отчуждение недвижимости или долей в обществе с ограниченной ответственностью — если это не осуществляется через систему S24).

Наиболее частые ошибки, которые приводят к отказам во внесении записей реестровыми судами или к недействительности юридических действий, это:

• несоответствие вида подписи требованиям конкретного действия,
• подписание документа лицом, чьи полномочия истекли или являются неполными,
• отсутствие совместного представительства (когда документ подписывает только один член правления, а требуются двое),
• технические ошибки в структуре файлов (использование неверного формата .xml в отчетности).

Сравнение основных видов электронных подписей в Польше

Как SIIAMI может помочь в вопросах цифровой подписи в Польше

Поддержка юристов не ограничивается исключительно техническими вопросами при создании электронной подписи, а включает в себя комплексное консультирование по вопросам безопасного и эффективного использования ЭЦП в деятельности предпринимателя.

Специалисты SIIAMI могут:

• проконсультировать, какой вид электронной подписи будет наиболее подходящим в той или иной ситуации,
• предоставить список поставщиков квалифицированных электронных подписей и провести анализ их предложений,
• проверить правомочность представительства компании перед подписанием документов,
• подготовить документы в формате, адаптированном для цифровой подписи,
• провести клиента через процесс подписания документов, подаваемых в KRS и другие реестры.

Благодаря профессиональной поддержке предприниматель не совершит дорогостоящих ошибок, а прохождение административных процедур пройдет максимально быстро.

FAQ

Как сделать электронную подпись в Польше?

Чтобы сделать электронную подпись, сначала нужно определиться с ее типом. Бесплатный Доверенный профиль (Profil Zaufany) для взаимодействия с госорганами проще всего оформить онлайн, используя ваш польский онлайн-банкинг. Для получения коммерческой квалифицированной подписи с полной юридической силой (для бизнес-договоров) необходимо выбрать одного из сертифицированных поставщиков, купить сертификат и пройти верификацию личности.

Можно ли самому в Польше сделать электронную подпись?

Да, вы можете самостоятельно оформить бесплатный Profil Zaufany буквально за несколько минут, если у вас есть счет в польском банке, который дистанционно подтвердит вашу личность. Однако полностью самостоятельно сгенерировать квалифицированную электронную подпись нельзя. Для её получения потребуется подать заявку и пройти обязательную процедуру верификации у представителя сертифицированного центра.

Что нужно для того, чтобы получить ЭЦП в Польше?

Для оформления бесплатного Доверенного профиля (ePUAP) вам обязательно потребуется польский номер PESEL, паспорт и подтвержденный профиль в польском банке. Если же вам нужна коммерческая квалифицированная ЭЦП, наличие PESEL не всегда обязательно, но вам понадобится действительный документ, удостоверяющий личность (загранпаспорт или e-dowód), и оплата услуг поставщика. Иностранцам для полноценного доступа к государственным цифровым услугам также важно иметь статус легального пребывания в стране.