Czym jest Załącznik nr 1 i dlaczego jest tak ważny
Załącznik nr 1 to obowiązkowy element wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (w tym tzw. Niebieskiej Karty UE). Dokument ten zawiera szczegółowe informacje o warunkach zatrudnienia cudzoziemca. Jego brak lub błędne wypełnienie jest traktowane jako brak formalny wniosku. Oznacza to, że jeśli załącznik nie zostanie złożony lub będzie zawierał błędy, inspektor prowadzący sprawę wezwie do uzupełnienia braków, a bez tego nie rozpocznie merytorycznego rozpatrywania sprawy.
Gdzie można pobrać formularz załącznika nr 1 do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę
Załącznik nr 1 (PDF) można pobrać pod tym linkiem. Należy jednak pamiętać, że formularz wypełnia pracodawca, a nie pracownik.
Jeśli specjaliści ds. kadr w firmie popełnią błąd, konsekwencje poniesie cudzoziemiec, który po długim czasie oczekiwania może otrzymać decyzję odmowną.
Jakie informacje należy wpisać w Załącznik nr 1 (wzór wypełnienia)
Dokument składa się z sześciu stron, jednak szczególną uwagę należy zwrócić na strony pierwszą, trzecią, czwartą i szóstą.
Strony 1–2: Dane pracodawcy
Na tych stronach podaje się podstawowe informacje o firmie: nazwę, adres, NIP, KRS. Na tych dwóch stronach pracodawcy rzadko popełniają błędy.
Strona 3: najważniejsza część załącznika
Trzecia strona jest kluczowa, ponieważ to właśnie tutaj najczęściej pojawiają się błędy.
Wszystkie informacje w tej sekcji muszą być w 100% zgodne z warunkami zatrudnienia określonymi w umowie (np. umowie o pracę lub umowie zlecenia). Każda rozbieżność między załącznikiem a umową może zostać potraktowana przez inspektora jako próba wprowadzenia w błąd i stać się podstawą do wydania decyzji odmownej.
Na co warto zwrócić uwagę w punktach 1–6:
- Nazwa stanowiska – musi być identyczna z tą podaną w umowie.
- Miejsce wykonywania pracy – powinno zgadzać się z miejscem, w którym cudzoziemiec faktycznie wykonuje pracę zgodnie z kontraktem.
- Podstawa prawna wykonywania pracy – Umowa o pracę, umowa zlecenia itd. Błąd w tym punkcie niemal gwarantuje odmowę.
- Wymiar czasu pracy – należy podać liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu.
- Wynagrodzenie brutto – kwota musi dokładnie zgadzać się z tą wskazaną w umowie.
- Zakres podstawowych obowiązków – powinien być zgodny z kontraktem.
Należy również zwrócić szczególną uwagę na punkt 7, dotyczący okresu zatrudnienia. Ten punkt jest główną przyczyną, dla której cudzoziemcy, którzy oczekiwali na kartę 2–3 lata, otrzymują ją tylko na 9 lub nawet 6 miesięcy. Często pracodawcy, zwłaszcza przy umowach na czas określony, wpisują właśnie okres obowiązywania umowy. W rezultacie, w momencie wydania decyzji, znaczna część tego okresu już upłynęła i cudzoziemiec otrzymuje zezwolenie na pobyt tylko na pozostały, krótki czas.
Aby tego uniknąć, w punkcie 7 należy wpisać nie okres obowiązywania obecnej umowy, ale deklarowany okres, na jaki pracodawca zamierza zatrudniać pracownika (np. 3 lata lub dłużej). Taka deklaracja nie nakłada na firmę dodatkowych zobowiązań prawnych, ale daje inspektorowi podstawę do wydania zezwolenia na maksymalny możliwy okres (do 3 lat).
Strony 4–5: Oświadczenia pracodawcy
Na tych stronach pracodawca zaznacza odpowiednie punkty, potwierdzając brak naruszeń przepisów prawa. Ważne jest, aby wypełnione były właściwe pola:
- Dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG): wypełnia się pierwsze sześć punktów.
- Dla spółki z o.o.: wypełnia się punkt siódmy (czasami zaznacza się wszystkie siedem punktów, co również jest dopuszczalne).
Strona 6: Podpis i uprawnienia pracodawcy
Na ostatniej stronie pracodawca składa swój podpis. Istnieją tutaj dwa krytycznie ważne aspekty:
- Czytelny podpis: Podpis musi być złożony odręcznie i zawierać pełne imię i nazwisko (tzw. podpis czytelny).
- Uprawnienia osoby podpisującej: Osoba składająca podpis w Załączniku nr 1 musi mieć do tego prawo zgodnie ze wpisem w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Jeżeli dokument podpisuje osoba, która nie jest do tego upoważniona (np. menedżer HR), do załącznika należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną notarialnie.
Kiedy i po co należy aktualizować Załącznik nr 1
Jeżeli sprawa o udzielenie zezwolenia na pobyt jest rozpatrywana przez dłuższy czas, cudzoziemiec może złożyć w urzędzie zaktualizowany Załącznik nr 1. Jest to istotne w sytuacjach, gdy zmienia się wynagrodzenie (szczególnie w przypadku wzrostu płacy minimalnej), a także gdy zmienia się stanowisko lub warunki pracy.
Dodatkowo, przy długim oczekiwaniu na decyzję można „odświeżyć” daty w punkcie 7: złożenie nowego załącznika z aktualnymi terminami może pomóc cudzoziemcowi uzyskać zezwolenie na dłuższy okres.
Końcowa lista kontrolna dla pracodawcy wypełniającego Załącznik nr 1 dla swojego pracownika cudzoziemca
Przygotowaliśmy krótką listę kontrolną, która pomoże pracodawcy prawidłowo wypełnić Załącznik nr 1 do wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy i pracę:
- Wszystkie dane na stronie 3 w pełni zgadzają się z treścią umowy.
- W punkcie 7 podano okres co najmniej 3–4 lata.
- Na stronach 4–5 zaznaczono właściwe pola w zależności od formy działalności.
- Na stronie 6 znajduje się czytelny podpis (imię i nazwisko) osoby upoważnionej.
- Jeżeli podpisujący nie figuruje w KRS, dołączono odpowiednie pełnomocnictwo.
- Pracownik otrzymuje oryginał dokumentu, a nie kopię.
Nie pozwól, aby błędy w jednym dokumencie zniweczyły wysiłki Twojego pracownika włożone w legalizację pobytu i pracy w Polsce. Jeśli nie masz pewności co do prawidłowego wypełnienia dokumentów, skontaktuj się z nami – nasi specjaliści ds. legalizacji dokładnie sprawdzą Załącznik nr 1 i pomogą w jego prawidłowym wypełnieniu.
