Do jakich umów mają zastosowanie zasady zatrudniania cudzoziemców?
Mówiąc o zatrudnieniu cudzoziemców wiele osób może pomyśleć, że mowa tutaj tylko o umowie o pracę.
Tymczasem warto zaznaczyć, że regulacje te mają zastosowanie także do umów cywilnoprawnych, na przykład do umowy zlecenia czy umowy o dzieło. To znaczy, że podmiot, który chce nawiązać współpracę z cudzoziemcem na podstawie umowy zlecenia czy na podstawie umowy o dzieło, również podlega regulacjom prawa, które regulują zatrudnianie cudzoziemców.
Obywatele UE i cudzoziemcy zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę w Polsce
Z punktu widzenia pracodawcy istotna jest informacja, że nie wszyscy cudzoziemcy potrzebują zezwolenia na pracę, aby legalnie pracować w Polsce.
Przede wszystkim zezwolenia takiego nie potrzebują obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej.
Natomiast jeżeli chodzi o cudzoziemców spoza Unii Europejskiej to przepisy prawa również wskazują katalog osób, które nie potrzebują takiego zezwolenia. Mowa tutaj o cudzoziemcach, którzy legalnie przebywają w Polsce na podstawie określonych w ustawie podstaw pobytowych- na przykład na podstawie pobytu stałego, na podstawie statusu uchodźcy, ze względów humanitarnych albo którzy mają pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.
Zatrudnienie cudzoziemca spoza UE – rodzaje zezwoleń
Jeśli cudzoziemiec nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę w Polsce, konieczne jest uzyskanie takiego zezwolenia. Co kluczowe, zawsze to pracodawca jest stroną wnioskującą o dokument legalizujący pracę cudzoziemca a nie przyszły pracownik.
Poniżej omawiamy dwie najpopularniejsze ścieżki legalizacji zatrudnienia.
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (procedura uproszczona)
- Zezwolenie na pracę typu A (procedura standardowa)
Potrzebujesz porady?
Opisz swoje pytanie i zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz menedżer skontaktuje się z Tobą.
Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – jak zatrudnić obywatela Ukrainy i innych państw z tzw. 5?
Cudzoziemcy posiadający obywatelstwo pięciu państw: Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii oraz Gruzji korzystają z uproszczonej procedury legalizacji pracy w Polsce. Osoby te podejmują pracę na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi czyli tzw. pozwolenia typu A.
Należy jednak powiedzieć, że w sierpniu 2025 r. rozpoczęły się prace nad rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej. Rozporządzenie to zakłada, że obywatele Gruzji zostaną wykreśleni z możliwości korzystania z tej uproszczonej procedury.
Istnieje jeszcze kilka wyłączeń, kiedy nie można skorzystać z tej uproszczonej procedury. Jednym z nich jest praca sezonowa. Jeżeli pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca do pracy sezonowej, nawet jeżeli ten cudzoziemiec posiada obywatelstwo krajów tzw. 5, to tak czy inaczej konieczne jest uzyskanie standardowego zezwolenia.
Rejestracja oświadczenia o powierzeniu pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy – sposób na szybkie zatrudnienie obcokrajowca
Wniosek o wydanie oświadczenia o powierzeniu pracy dla obywatela jednego z ww. 5 państw (Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii i Gruzji) składa się tylko i wyłącznie elektronicznie tj. za pośrednictwem strony internetowej praca.gov.pl. Wnioskującym jest pracodawca.
We wniosku należy wskazać szereg informacji dotyczących pracodawcy oraz cudzoziemca.
Jeżeli chodzi o dane pracownika czyli cudzoziemca, szczególnie istotne jest wskazanie na dokument pobytowy uprawniający do legalnego pobytu w Polsce. Możliwa jest także sytuacja, że dopiero po uzyskaniu oświadczenia i na jego podstawie cudzoziemiec otrzyma wizę uprawniającą cudzoziemca do wjazdu do Polski- jest to częsta sytuacja faktyczna.
We wniosku należy wskazać również wszystkie istotne okoliczności samego zatrudnienia, np. na jaki okres umowa będzie zawierana, jakie stanowisko będzie zajmował cudzoziemiec ze wskazaniem klasyfikacji zawodów oraz jakie wynagrodzenie będzie otrzymywał cudzoziemiec. Przy wysokości wynagrodzenia należy przestrzegać regulacji dotyczących minimalnego wynagrodzenia w Polsce. We wniosku należy precyzyjnie wskazać miejsce wykonywania pracy.
Należy też pamiętać, że począwszy od 1 czerwca 2025 roku jest jeszcze jeden załącznik do wniosku, a mianowicie pracodawca musi załączyć zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach. Załącznikiem do wniosku jest także oświadczenie pracodawcy o niekaralności. Chodzi tutaj o ewentualne przestępstwa w zakresie zatrudniania cudzoziemców.
Wniosek składa się do starosty właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy.
Wniosek podlega opłacie w wysokości 100 zł.
Samo procedowanie wniosku nie trwa szczególnie długo, zazwyczaj jest to około 7 dni. Jeżeli wniosek rozpatrzony jest pozytywnie, wydane oświadczenie zostaje wpisane do ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Oznacza to, że pracodawca może zatrudniać cudzoziemca czyli może zawrzeć z nim umowę o pracę bądź ewentualnie inną umowę cywilnoprawną.
Dobrze też wiedzieć, że starosta wydaje oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi na czas zawieranej umowy, jednak na czas nie dłuższy niż 24 miesiące. Natomiast jeżeli pracodawca chciałby kontynuować współpracę z tym konkretnym pracownikiem, to może jak najbardziej wystąpić z następnym wnioskiem i otrzymać następne oświadczenie o powierzeniu pracy temu cudzoziemcowi.
Standardowa procedura zatrudniania cudzoziemca- jak uzyskać zezwolenie na pracę typu A
Wiemy już jak wygląda uproszczona procedura oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Procedura dotyczy obywateli pięciu krajów Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Armenii oraz Gruzji. Natomiast jeżeli pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca z jakiegokolwiek innego kraju spoza UE to konieczne jest uzyskanie standardowego zezwolenia na pracę.
Istnieje kilka typów zezwoleń na pracę dla cudzoziemców. Najczęściej spotykane to zezwolenie typu A oraz zezwolenie typu B. Zezwolenie typu B dotyczy członków zarządu czy prezesów w spółkach, a także prokurentów. W dzisiejszym wpisie przyjrzymy się bliżej zezwoleniu typu A jako zezwoleniu dedykowanemu takiej standardowej sytuacji kiedy pracodawca zatrudnia pracownika cudzoziemca.
Zezwolenie na pracę proceduje się w zasadzie podobnie jak w przypadku oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi- wniosek składa pracodawca, wniosek składa się tylko i wyłącznie elektronicznie, do wniosku dołącza się szereg załączników- warto tutaj ponownie wspomnieć o oświadczeniu o niekaralności pracodawcy, a także o zaświadczeniu z Urzędu Skarbowego mówiącym o tym, że pracodawca nie zalega w podatkach.
Wniosek zawiera szczegółowe dane osobowe zarówno pracodawcy jak i pracownika- cudzoziemca, włącznie z informacjami dotyczącymi legalnego pobytu cudzoziemca w Polsce. Różnica jest taka, że wniosek o wydanie zezwolenia na pracę przesyła się do wojewody, a nie do starosty, tak samo nieco dłużej trwa proces rozpoznawania tego wniosku- w przypadku zezwolenia na pracę jest to mniej więcej 30 dni.
Zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca wydawane jest co do zasady na czas trwania umowy jednak na okres nie dłuższy niż 3 lata. Jeśli pracodawca funkcjonuje krócej niż rok, wtedy samo zezwolenie wydawane jest również na rok.
Po pozytywnym zweryfikowaniu wniosku przez wojewodę, wojewoda udziela pracodawcy zezwolenia na zatrudnienie cudzoziemca. Oznacza to, że pracodawca może zawierać z cudzoziemcem umowę o pracę albo inną umowę cywilnoprawną.
Obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców na polskim rynku pracy- wobec pracownika
Obowiązki jakie posiada pracodawca zatrudniający pracowników cudzoziemców można podzielić na dwie kategorie.
Pierwszą kategorię można nazwać obowiązkami standardowymi bowiem musi je spełnić każdy pracodawca wobec każdego pracownika, niezależnie od jego obywatelstwa. Do tych obowiązków należy przede wszystkim przeprowadzenie przed zatrudnieniem badań lekarskich pracownika, przeszkolenie pracownika z zakresu BHP a także zgłoszenie pracownika do ZUS oraz do Urzędu Pracy.
Druga kategoria obowiązków jakie posiada pracodawca względem pracownika- cudzoziemca to są obowiązki specyficzne dotyczące cudzoziemców. I tutaj również możemy podzielić te obowiązki na dwie kategorie. Pierwsza kategoria to obowiązek odpowiedniego udokumentowania przez pracodawcę możliwości legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca. Chodzi tutaj m.in. o pobieranie od cudzoziemca dokumentów i danych osobowych (kserokopie decyzji pobytowych, kserokopie paszportu czy wizy).
Ważne jest, że pracodawca musi w odpowiedni sposób przechowywać i chronić te dokumenty.
Do drugiej kategorii obowiązków pracodawcy zaliczamy szereg obowiązków względem pracownika- przede wszystkim obowiązkiem jest zawarcie umowy w kontekście języka. Umowa co do zasady zawierana jest w języku polskim ale powinna być też sporządzona w języku zrozumiałym dla pracownika.
Innym obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie pracownikowi odpisu uzyskanego dla tego pracownika zezwolenia na pracę.
Co istotne pracodawca musi wykazać spełnienie tych obowiązków wobec pracownika, bowiem może to być kontrolowane przez organy.
Obowiązki pracodawcy względem organów państwowych
Pracodawca ma obowiązki nie tylko wobec pracownika ale także wobec organów, które wcześniej wydały zezwolenie na pracę dla cudzoziemca. Tutaj obowiązki pracodawcy sprowadzają się do obowiązków informacyjnych bowiem pracodawca ma obowiązek poinformowania o podjęciu pracy przez cudzoziemca – urzędy muszą zostać poinformowane o dacie rozpoczęcia pracy, a także o sytuacji, w której pracownik nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od wydania zezwolenia.
Pracodawca zobowiązany jest także przesłać do organu zawartą z cudzoziemcem umowę o pracę. Co istotne umowa ta musi zawierać takie warunki, jakie wcześniej były określone we wniosku o wydanie zezwolenia.
Sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców
Za naruszenie obowiązków związanych z legalnym zatrudnieniem cudzoziemców w Polsce przepisy prawa przewidują szereg sankcji. Karane jest np. zatrudnianie cudzoziemca bez wymaganego zezwolenia, zatrudnianie na innych warunkach niż było to wskazane we wniosku o wydanie zezwolenia lub zatrudnianie cudzoziemca, który nielegalnie przebywa w Polsce. Zazwyczaj są to sankcje finansowe w postaci kary grzywny. Co istotne- kary te nakładane są na pracodawców.
Podstawowym aktem prawnym określającym konsekwencje nielegalnego zatrudniania cudzoziemców jest Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. W miejscu tym można wskazać na przykład- za niezgodne z prawem powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi grzywna od 3 do 50 tysięcy złotych za każdego cudzoziemca, który został zatrudniony w sposób nielegalny.
Daleko idące konsekwencje, choć na innej podstawie prawnej, może ponieść także cudzoziemiec. Nielegalne podejmowanie pracy przez cudzoziemca może bowiem spowodować nakaz opuszczenia kraju.
Podsumowanie – bezpieczne zatrudnianie cudzoziemców w Polsce, zarówno dla pracodawcy jak i dla cudzoziemców
Zapewne należy zgodzić się z twierdzeniem, że proces zatrudniania cudzoziemców spoza UE jest procesem nieco bardziej skomplikowanym niż zatrudnianie polskich pracowników a przez to wymaga większej uwagi. Jednakże z pewnością można przejść przez ten proces z sukcesem.
Pracodawca to podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Zatrudniając cudzoziemca w Polsce pracodawca winien przestrzegać nie tylko przepisów prawa pracy ale także licznych przepisów, które regulują zatrudnienie cudzoziemców. Przepisy te rozsiane są w wielu ustawach. Wykonywanie przez cudzoziemców pracy na terytorium Polski jest bowiem w centrum zainteresowania Państwa.
Warto dodać, że pracodawca może skorzystać ze wsparcia profesjonalisty np. radcy prawnego lub wyspecjalizowanej firmy, która kompleksowo przeprowadza w imieniu pracodawcy proces zatrudniania, zwłaszcza pozyskiwania koniecznych zezwoleń.
Kluczowe jest określenie obywatelstwa przyszłego pracownika bowiem wyznacza ono jak przebiegać będzie proces zatrudniania takiego pracownika. Należy pamiętać, że w przypadku obywateli 5 państw: Ukrainy, Białorusi, Armenii, Mołdawii i Gruzji możliwe jest skorzystanie z uproszczonej procedury legalizacji zatrudnienia. Uproszczona procedura nie dotyczy pracy sezonowej.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa pracodawcy (ochrona pracodawców przez sankcjami) kluczowy jest także legalny pobyt cudzoziemca w Polsce i weryfikacja przez pracodawcę przed rozpoczęciem pracy dokumentów pobytowych cudzoziemca (np. wiza, zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, pobyt rezydenta długoterminowego UE). Legalny pobyt i praca idą bowiem w parze. Możliwa jest sytuacja gdy oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi będzie stanowiło podstawę do wydania cudzoziemcowi wizy.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest uzyskanie zezwolenie na pracę dla cudzoziemca (w formie uproszczonej lub standardowej) oraz wpisu pracy cudzoziemca do ewidencji oświadczeń/ zezwoleń. Szczególnie uproszczone regulacje dotyczą zgłoszenia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy, że względu na szczególną sytuację obywateli Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym w Ukrainie.
Pracodawca, także już po rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca, winien spełniać szereg obowiązków zarówno wobec samego pracownika- cudzoziemca jak i wobec organów.
Jeżeli interesuje Cię zatrudnianie cudzoziemca na podstawie umowy czy ogólnie legalizacja pracy cudzoziemca na terytorium RP, w szczególności chcesz aby Twój przyszły pracownik- cudzoziemiec legalnie wykonywał pracę w Polsce– zapraszamy do kontaktu. Pomożemy Ci dopełnić niezbędnych formalności!
