Что такое KSeF в Польше и зачем он нужен?
KSeF — это национальная система электронных счетов, которая будет выступать посредником между вами и вашими контрагентами. По сути, это цифровой почтовый ящик, куда предприниматель обязан загружать свои счета-фактуры, а заказчик сможет в любой момент их получить. Главное новшество — с 2026 года использование KSeF станет обязательным.
Система KSeF предназначена для повышения прозрачности бизнеса и контроля за налоговыми операциями. Вместе с тем, она не отменяет необходимость подачи других отчетных документов, таких как декларации ZUS, PIT и VAT (НДС).
Кто обязан использовать KSeF (национальная система электронных счетов)?
Использование KSeF (национальной системы электронных счетов) обязательно для всех предпринимателей в Польше, включая частных предпринимателей и спулки. Важное условие — если вы сотрудничаете по B2B-контрактам (с юридическими лицами), вам нужно использовать KSeF вне зависимости от того, где находится ваш контрагент — в Польше, в Евросоюзе или за его пределами.
Нужна консультация бухгалтера?
Опишите Ваш вопрос и оставьте ваши контактные данные и наш менеджер с вами свяжется.
Когда начинается обязательное использование KSeF?
Внедрение KSeF будет проходить поэтапно:
С 1 февраля 2026 года систему обязаны использовать крупные налогоплательщики с годовым оборотом свыше 200 млн злотых.
С 1 апреля 2026 года — все остальные предприниматели и спулки.
Как начать работать с KSeF?
Для работы с KSeF можно использовать бесплатное государственное приложение или сторонние сервисы для выставления фактур и ведения бухгалтерии. Предприниматель может самостоятельно загружать и скачивать фактуры через KSeF или делегировать эти действия своему бухгалтеру.
Важно, что первый год работы с KSeF будет сопровождаться отсутствием штрафов за возможные ошибки, что поможет бизнесу спокойно адаптироваться к нововведению.
Преимущества системы KSeF:
Повышение прозрачности процессов выставления счетов и контроля бизнеса. KSeF позволяет государству эффективнее контролировать финансовые операции, снижая риски налоговых нарушений за счет централизованного учета электронных счетов-фактур.
Упрощение документооборота. KSeF заменяет традиционные бумажные и бессистемные электронные счета-фактуры единой платформой, что ускоряет обмен документами между предпринимателями и контрагентами.
Обязательность и стандартизация. Использование KSeF становится обязательным для всех предпринимателей по B2B, что упрощает процесс отчетности и минимизирует ошибки, связанные с разными форматами документов.
Снижение риска штрафов в адаптационный период. В первый год работы с системой KSeF законодательством предусмотрено отсутствие штрафных санкций за ошибки, давая бизнесу время для плавного перехода.
Гибкие способы работы с системой. Предприниматели могут использовать бесплатное государственное приложение или сторонние сервисы, а также делегировать бухгалтеру выгрузку и загрузку фактур, что облегчает интеграцию в рабочие процессы.
Недостатки системы KSeF:
Отсутствие проверки содержимого фактур. KSeF не проверяет правильность и достоверность данных в выставляемых счетах-фактурах, включая суммы и номера налоговых идентификаторов (NIP). Это значит, что ошибки или недостоверная информация остаются на ответственности предпринимателя и могут привести к налоговым последствиям.
Риск ошибок и юридической ответственности. Если в фактуре содержатся неверные данные, это не предотвращается самой системой, что может повлечь штрафы и потерю права на налоговые вычеты.
Зависимость от технической доступности. В случае технических сбоев или недоступности системы KSeF существует риск задержек в выставлении, отправки и получении фактур, что может осложнить бизнес-операции.
Сложности для малых предпринимателей. Малые предприятия могут столкнуться с трудностями в адаптации и необходимости приобретать или осваивать новые программные решения для работы с системой.
Ограничения по функционалу. KSeF не позволяет самостоятельно создавать новые цифровые сертификаты в режиме офлайн, что требует перехода на новые методы аутентификации.
Потенциальные проблемы с интеграцией. Из-за новых обязательных требований к формату данных могут возникнуть сложности совместимости с существующими бухгалтерскими и учетными системами.
Чем может помочь SIIAMI
Тема KSeF довольно объемная и включает множество нюансов. Команда специалистов SIIAMI следит за всеми изменениями и готова помочь предпринимателям в правильном и своевременном переходе на новый формат работы.
Если у вас остались вопросы по KSeF, мы приглашаем вас задать их нашему бухгалтеру. Оставьте заявку в форме ниже и мы с вами свяжемся. А если вам необходимо ведение бухгалтерии вашего бизнеса, юридические услуги или легализация — мы всегда готовы помочь!
