Czym jest KSeF (Krajowy System e-Faktur) i jak działa ten system wdrażany przez Ministerstwo Finansów?
KSeF to krajowy system e-faktur, który będzie pełnił rolę pośrednika między Tobą a Twoimi kontrahentami. W istocie jest to cyfrowa skrzynka pocztowa, do której przedsiębiorca ma obowiązek przesyłać swoje faktury, a odbiorca może je w dowolnym momencie pobrać. Główną zmianą jest to, że od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne.
System KSeF został stworzony w celu zwiększenia transparentności biznesu i kontroli nad operacjami podatkowymi. Jednocześnie nie znosi on obowiązku składania innych dokumentów sprawozdawczych, takich jak deklaracje ZUS, PIT czy VAT.
Kto ma obowiązek korzystania z KSeF? Kiedy KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców?
Korzystanie z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) jest obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce, włączając w to jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki. Ważnym warunkiem jest współpraca w ramach kontraktów B2B (z osobami prawnymi) – w takim przypadku musisz korzystać z KSeF niezależnie od tego, gdzie znajduje się Twój kontrahent: w Polsce, w Unii Europejskiej czy poza jej granicami.
Od kiedy wchodzi KSeF. Terminy wdrożenia, ustawy o KSeF i data 1 lutego 2026 r.
Wdrożenie KSeF będzie przebiegać etapowo. Poniżej przedstawiamy kluczowe KSeF terminy:
- Od 1 lutego 2026 roku system mają obowiązek stosować duzi podatnicy, których roczny obrót przekracza 200 mln złotych (na podstawie wartości sprzedaży w 2024 r.).
- Od 1 kwietnia 2026 roku – wszyscy pozostali przedsiębiorcy i spółki.
Potrzebujesz porady?
Opisz swoje pytanie i zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz menedżer skontaktuje się z Tobą.
Jak przystąpić do KSeF i korzystać z systemu? Certyfikat KSeF a wystawienie faktury w KSeF
Do pracy z KSeF można wykorzystać bezpłatną aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów lub komercyjne serwisy do fakturowania i księgowości. Przedsiębiorca może samodzielnie przesyłać i pobierać faktury przez KSeF lub oddelegować te czynności swojemu księgowemu.
Co ważne, pierwszy rok pracy z KSeF będzie wiązał się z brakiem kar za ewentualne pomyłki, co pomoże biznesowi spokojnie zaadaptować się do nowych rozwiązań.
Zalety wprowadzenia KSeF: faktura ustrukturyzowana i korzyści z korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Wdrożenie KSeF 2.0 przez Ministerstwo Finansów wprowadza nowy standard, jakim jest faktura ustrukturyzowana. Choć KSeF stanie się obowiązkowy zgodnie z harmonogramem wdrożenia KSeF, niesie to za sobą konkretne korzyści.
Gdy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie, umożliwi automatyczne nadawanie numeru KSeF oraz bezpieczne przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Ułatwieniem jest darmowa Aplikacja Podatnika KSeF (dostępna także w wersji KSeF 2.0), która pozwala firmom przystąpić do KSeF, zacząć korzystać z KSeF i realizować obowiązek wystawiania faktur w KSeF bez konieczności zakupu drogich programów księgowych z KSeF.
Oto najbardziej typowe zalety:
Zwiększenie przejrzystości procesów fakturowania i kontroli biznesu
KSeF pozwala państwu skuteczniej kontrolować operacje finansowe, zmniejszając ryzyko naruszeń podatkowych dzięki scentralizowanej ewidencji elektronicznych faktur.
Uproszczenie obiegu dokumentów
KSeF zastępuje tradycyjne faktury papierowe i niesystematyczne faktury elektroniczne jedną platformą, co przyspiesza wymianę dokumentów między przedsiębiorcami i kontrahentami.
Obowiązkowość i standaryzacja
Korzystanie z KSeF staje się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców w relacjach B2B, co upraszcza proces sprawozdawczości i minimalizuje błędy związane z różnymi formatami dokumentów.
Zmniejszenie ryzyka kar w okresie adaptacyjnym
W pierwszym roku działania systemu KSeF przepisy przewidują brak sankcji karnych za błędy, dając biznesowi czas na płynne przejście.
Elastyczne sposoby pracy z systemem
Przedsiębiorcy mogą korzystać z darmowej aplikacji rządowej lub serwisów zewnętrznych, a także delegować księgowemu wysyłkę i pobieranie faktur, co ułatwia integrację z procesami roboczymi.
Wady systemu: ryzyka przy wystawieniu faktury i ograniczenia KSeF
Mimo że KSeF wprowadza standaryzację, system KSeF wiąże się z ryzykami, takimi jak wystąpienie awarii KSeF lub niedostępności KSeF, co może utrudnić wystawianie faktur poprzez API KSeF.
Przedsiębiorcy obawiają się też o naruszenia związane z KSeF wynikające z ustawy o VAT, choć w okresie obligatoryjnego KSeF do końca 2026 r. (dokładnie do 31 grudnia 2026) przewidziano okres przejściowy.
Oto najbardziej typowe zagrożenia:
Brak weryfikacji zawartości faktur
KSeF nie sprawdza poprawności i wiarygodności danych w wystawianych fakturach, w tym kwot i numerów identyfikacji podatkowej (NIP). Oznacza to, że błędy lub nieprawdziwe informacje pozostają odpowiedzialnością przedsiębiorcy i mogą prowadzić do konsekwencji podatkowych.
Ryzyko błędów i odpowiedzialności prawnej
Jeśli faktura zawiera błędne dane, sam system temu nie zapobiegnie, co może skutkować mandatami i utratą prawa do odliczeń podatkowych.
Zależność od dostępności technicznej
W przypadku awarii technicznych lub niedostępności systemu KSeF istnieje ryzyko opóźnień w wystawianiu, wysyłaniu i otrzymywaniu faktur, co może utrudnić operacje biznesowe.
Trudności dla małych przedsiębiorców
Jeśli faktura zawiera błędne dane, sam system temu nie zapobiegnie, co może skutkować mandatami i utratą prawa do odliczeń podatkowych.
Ograniczenia funkcjonalne
KSeF nie pozwala na samodzielne tworzenie nowych certyfikatów cyfrowych w trybie offline, co wymaga przejścia na nowe metody uwierzytelniania.
Potencjalne problemy z integracją
Ze względu na nowe, obowiązkowe wymogi dotyczące formatu danych, mogą wystąpić trudności z kompatybilnością z istniejącymi systemami księgowymi i ewidencyjnymi.
Wsparcie we wdrożeniu obowiązkowego KSeF dla przedsiębiorców
Temat KSeF jest dość obszerny i zawiera wiele niuansów. Zespół specjalistów SIIAMI śledzi wszystkie zmiany i jest gotowy pomóc przedsiębiorcom w prawidłowym i terminowym przejściu na nowy format pracy.
Oto w czym dokładnie możemy Cię wesprzeć:
- Kompleksowa pomoc przy integracji z KSeF. Przeprowadzimy Twoją firmę przez proces techniczny, abyś wiedział, co KSeF wymaga od Twoich systemów i jak poprawnie przesyłać dokumenty za pośrednictwem KSeF.
- Analiza dla podmiotów zwolnionych. Zweryfikujemy sytuację firm, które są zwolnieni z VAT, i określimy, kiedy KSeF najpóźniej stanie się dla nich wymogiem oraz czy KSeF należy stosować w specyficznych przypadkach.
- Audyt procedur po wejściu w życie obowiązku. Sprawdzimy poprawność e-faktur w KSeF oraz ustalanie daty wystawiania faktur w KSeF, aby uniknąć błędów w ramach KSeF.
- Strategia na wcześniejsze wdrożenie KSeF. Pomożemy przygotować biznes, zanim KSeF zostanie obligatoryjny dla wszystkich, tłumacząc, do czego KSeF służy i jak przygotować się do obowiązku stosowania KSeF.
- Wdrażanie nowych funkcjonalności. Poinformujemy Cię o opcjach (np. dodawania załączników), która to funkcja zostanie udostępniona 1 lutego 2026, i przeszkolimy personel z ich obsługi.
Jeśli masz jeszcze pytania dotyczące KSeF, zapraszamy do zadania ich naszemu księgowemu. Zostaw zgłoszenie w formularzu poniżej, a my skontaktujemy się z Tobą. A jeśli potrzebujesz prowadzenia księgowości Twojego biznesu, usług prawnych lub legalizacji – zawsze jesteśmy gotowi pomóc!
