Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie przepisy następujących 4 ustaw:
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621)
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), która zastępuje ustawę o promocji zatrudnienia!
- Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej (na dzień publikacji artykułu nie ma jeszcze Dz.U)
- Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 619)
Nowe przepisy nakładają na pracodawców szereg nowych obowiązków (m.in. obowiązek tłumaczenia Umowy o pracę zawieranej z cudzoziemcami w języku obcym na język polski przez tłumacza przysięgłego). Ponadto pracodawca musi mieć uregulowane zobowiązania wobec ZUS, aby uzyskać zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca. Kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców wzrosną do kwot od 3 000 do 50 000 zł, co ma zniechęcać do naruszania przepisów.
Nowością jest ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621) – to najważniejsze zmiany w procesie zatrudniania cudzoziemców wynikające z tej ustawy:
Brak uznania wiz z innych państw Schengen jako podstawy zatrudnienia w Polsce
Przeciwdziałanie wyłudzeniom zezwoleń na pracę w celu wjazdu na terytorium strefy Schengen. Służyć temu ma przede wszystkim wprowadzenie nowych funkcjonalności w systemach informatycznych, zwiększenie roli publicznych służb zatrudnienia w procesie wydawania zezwoleń, a także lepsze połączenie systemów informatycznych różnych instytucji.
Ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców nie zawiera przepisów umożliwiających legalne zatrudnienie w ramach zezwoleń na pracę cudzoziemców przebywających na terytorium RP na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen.
Jednakże teoretycznie, nowa regulacja przewiduje możliwość zatrudnienia cudzoziemców posiadających dokumenty pobytowe (karty pobytu) z innych krajów Schengen, ale tylko pod warunkiem uzyskania przez nich polskiego zezwolenia na pracę. Taka możliwość będzie mogła działać przez maksymalnie 90 dni w ciągu kolejnych 180. W innym projekcie nowych przepisów – ustawy uszczelniającej przewidziano, że w takich sytuacjach niedopuszczalne będzie wszczęcie postępowania o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Przez to, w praktyce możliwość taka jest wykluczona. W efekcie, karta pobytu z innego państwa strefy Schengen będzie mieć dużo mniejszą wartość jako dokument umożliwiający przeniesienie się do Polski.
Z perspektywy systemowej oznacza to całkowite odejście od dotychczasowej praktyki uznawania legalności pobytu w strefie Schengen jako wystarczającej przesłanki do pozostania w Polsce w celu pracy. Nowe przepisy wprowadzają restrykcyjne podejście, zgodnie z którym pobyt w Polsce musi być oparty na polskim tytule pobytowym, jeśli ma być połączony z legalnym wykonywaniem pracy.
Drastyczne zaostrzenie kar za nielegalne zatrudnienie
Ustawa o zatrudnianiu cudzoziemców znacząco podnosi kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Art. 84 ust. 1 stanowi, że kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3 000 zł do 50 000 zł. Co istotne, zgodnie z ust. 13, karę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca.
Nielegalne zatrudnienie to nie tylko zatrudnienie bez zezwolenia, ale także zatrudnienie na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu. Nawet niewielka zmiana zakresu obowiązków cudzoziemca bez aktualizacji zezwolenia może narazić pracodawcę na odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie.
Stosowania umów cywilnoprawnych
Choć nowa ustawa nie przewiduje całkowitego zakazu stosowania umów cywilnoprawnych, przepisy nie umożliwiają elastycznego dostosowywania liczby godzin realizacji zlecenia przy zatrudnianiu w ramach takich umów. Na przykład, zgodnie z art. 33 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, dopuszczalne jest jedynie zwiększenie wymiaru czasu pracy względem zezwolenia, co zapewnia elastyczność zatrudnienia tylko w sytuacji, gdy cudzoziemiec miałby pracować w wymiarze 3/4 etatu i zwiększyć go do pełnego etatu. Użycie kodeksowego określenia “wymiar czasu pracy” wydaje się celowym zabiegiem, mającym na celu wykluczenie umów cywilnoprawnych z ochrony. Podobne zasady przewidziano dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, które zgodnie z art. 69 pkt 3 podlegają takim samym rygorom jak zezwolenia na pracę. Oznacza to, że w większości sektorów elastyczne formy zatrudnienia pozostaną znacząco ograniczone. Tak skonstruowane przepisy mogą doprowadzić do sytuacji, w której umowy cywilnoprawne przestaną być efektywną opcją dla zleceniodawców, a ich miejsce stopniowo zajmą umowy o pracę jako jedyna stabilna i przewidywalna forma zatrudnienia cudzoziemców.
Obowiązkowa elektronizacja procedur
Ustawa wprowadza pełną elektronizację procedur związanych z legalizacją pracy cudzoziemców. Zgodnie z art. 8 ust. 2-5, wnioski o wydanie zezwolenia na pracę oraz dokumenty dotyczące wniosku będzie można składać wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Wnioski złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania.
Art. 72 rozwija i daje podstawę prawną dla już istniejącego rozwiązania indywidualnego konta w systemie teleinformatycznym, za pomocą którego składane są wnioski, wyjaśnienia, odwołania i inne dokumenty. System ten służy również do doręczania decyzji, postanowień i innych pism w postaci elektronicznej.
Nowe obowiązki informacyjne i dokumentacyjne
Ustawa nakłada na pracodawców kilka nowych obowiązków informacyjnych, m.in.:
Przekazywanie kopii umów – Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 2, pracodawca będzie musiał przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem mu pracy.
Powiadomienia wojewody o zmianach sytuacji – Art. 19 skraca dotychczasowy okres z 3 do 2 miesięcy i wprowadza obowiązek powiadomienia organu, jeżeli:
• cudzoziemiec nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy (wcześniej 3 miesięcy) od początkowej daty ważności zezwolenia
• przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące (wcześniej 3 miesiące)
• zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące (wcześniej 3 miesiące) przed upływem okresu ważności zezwolenia
Powiadomienia dotyczące oświadczeń – Art. 70 utrzymuje istniejący obowiązek powiadamiania starosty o statusie zatrudnienia cudzoziemca, ale z dokładniejszym określeniem terminów:
• 7 dni na powiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca (termin pozostaje bez zmian)
• 14 dni na powiadomienie o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (wydłużenie terminu).
Obowiązek informowania o zakończeniu pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Przepisy wprowadzają nowy obowiązek dla pracodawców informowania wojewody o utracie pracy przez cudzoziemca posiadającego zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dotychczas obowiązek ten spoczywał wyłącznie na cudzoziemcu, teraz odpowiedzialność jest podzielona – pracodawca ma obowiązek poinformować właściwy urząd wojewódzki w ciągu 15 dni od zakończenia zatrudnienia. Jest to istotna zmiana, która wymaga od pracodawców monitorowania nie tylko statusu zezwoleń na pracę, ale również zezwoleń pobytowych pracowników.
Nowe przesłanki odmowy wydania zezwolenia na pracę
Art. 13 ustawy wprowadza szereg nowych przesłanek odmowy wydania zezwolenia na pracę, które mają na celu uszczelnienie systemu:
Nieopłacanie składek i podatków – Podmiot nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i podatków (w odróżnieniu od poprzednich przepisów, przesłanka ta będzie miała charakter obligatoryjny, a nie fakultatywny).
Działalność w celu ułatwiania wjazdu – Podmiot został ustanowiony lub działa w celu ułatwiania cudzoziemcom wjazdu na terytorium RP. W celu ustalenia tej okoliczności organ będzie mógł wziąć pod uwagę m.in. stosunek liczby powiadomień o niepodjęciu pracy do liczby wydanych zezwoleń oraz informacje o zgłoszeniu cudzoziemców do ubezpieczeń społecznych.
Nielegalny outsourcing pracowniczy – z okoliczności sprawy będzie wynikać, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej.
Brak wykonywania pracy w przeszłości – Cudzoziemiec, który posiadał zezwolenie na pracę i wjechał do Polski w ciągu ostatnich 2 lat, nie wykonywał pracy w Polsce (przepis ten ma przeciwdziałać sytuacjom, w których cudzoziemcy otrzymują zezwolenia tylko w celu uzyskania wizy, bez rzeczywistego zamiaru podjęcia pracy).
Ograniczenia dla nowych podmiotów i niepełnego wymiaru czasu pracy
Art. 34 ust. 1-2 wprowadza ograniczenie czasu, na jaki może być wydane zezwolenie na pracę w przypadku:
- Podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą krócej niż rok
- Zatrudnienia w wymiarze nieprzekraczającym 1/2 pełnego etatu
W takich przypadkach zezwolenie na pracę może być wydane maksymalnie na 1 rok (zamiast standardowych 3 lat). Podobne ograniczenia dotyczą zezwoleń na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji (art. 38) oraz zezwoleń dla cudzoziemców delegowanych (art.43).
“Akcja antyoutsourcingowa” – walka z patologiami rynku pracy
Jednym z kluczowych elementów reformy jest kontynuacja oraz danie wyraźnych podstaw prawnych tzw. “akcji antyoutsourcingowej”, zapoczątkowanej już w 2023 roku przez urzędy wojewódzkie. Nowa ustawa wprowadza jednoznaczne podstawy prawne dla praktyk, które dotychczas opierały się na interpretacji istniejących przepisów. Art. 84 ust. 11-12 wprowadza surowe sankcje za nieprawidłowe praktyki outsourcingowe:
- Kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł. – język tego przepisu jest wybitnie nieprecyzyjny i przy źle realizowanym outsourcingu może być źródłem ryzyka również dla klienta – insourcera;
Ww. kara ma być nakładana w wysokości co mniej 6 000 zł za jednego cudzoziemca . Kto, powierzając pracę cudzoziemcowi, kieruje go do pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej, podlega karze grzywny nie niższej niż 3 000 zł –przepis ewidentnie kierowany przeciw „outsourcingowi pracowniczemu”.
Koniec “spółek cudzoziemskich”
Ustawa wprowadza przepisy kończące zjawisko tzw. “spółek cudzoziemskich”. Art. 99 dodaje do ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium RP ust. 3a, zgodnie z którym prawo do podejmowania działalności gospodarczej w formie
spółki z o.o., prostej spółki akcyjnej i spółki akcyjnej nie obejmuje prawa do:
- Spełniania powtarzających się świadczeń niepieniężnych
- Świadczenia pracy lub usług w zamian za akcje prostej spółki akcyjnej
Co istotne, art. 111 ustawy jasno stanowi, że przepisu art. 4 ust. 3a nie stosuje się do udziałów lub akcji w spółkach z o.o., PSA i S.A. objętych lub nabytych przed dniem wejścia w życie ustawy. Oznacza to, że cudzoziemcy, którzy nabyli udziały przed zmianą przepisów, będą mogli kontynuować świadczenie powtarzających się świadczeń niepieniężnych, natomiast ci, którzy nabędą udziały po wejściu w życie ustawy, takiej możliwości już mieć nie będą.
Warto zauważyć, że mechanizm “spółek cudzoziemskich” był w istocie bardzo specyficzną, nietypową formą umowy B2B, umożliwiającą cudzoziemcom prowadzenie działalności gospodarczej w Polsce. Przepisy Kodeksu spółek handlowych dotyczące powtarzających się świadczeń niepieniężnych nigdy nie były projektowane z myślą o takim wykorzystaniu i w ostatnich latach były nadużywane przez firmy zatrudniające po kilkaset, a nawet ponad tysiąc “udziałowców” cudzoziemskich. Na uznanie jednak zasługuje podejście ustawodawcy oparte zasadę ochrony praw nabytych, pozwalające istniejącym „spółkom cudzoziemskim” przejść okres relatywnie delikatnego wygaszania.
Nowy mechanizm zastępujący test rynku pracy
Ustawa rezygnuje z dotychczasowego testu rynku pracy (tzw. informacji starosty), zastępującgo elastyczniejszym mechanizmem. Zgodnie z art. 31, starosta na wniosek dyrektora powiatowego urzędu pracy może określić listę zawodów, dla których nie będą wydawane zezwolenia na pracę na terenie danego powiatu ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy.
Przy tworzeniu takiej listy starosta bierze pod uwagę stopę bezrobocia, zwolnienia grupowe i inne czynniki lokalne. Lista musi uzyskać pozytywną opinię powiatowej rady rynku pracy i zostać zatwierdzona przez wojewodę, który kieruje się względami bezpieczeństwa państwa, polityki migracyjnej oraz potrzebami rynku pracy na terenie województwa. Nowy mechanizm ma być bardziej elastyczny i dopasowany do lokalnych uwarunkowań rynku pracy, co może ułatwić zatrudnianie cudzoziemców w zawodach, gdzie rzeczywiście brakuje pracowników polskich.
Z punktu widzenia użytkownika platformy praca.gov.pl zmiana jest zasadnicza – lista zawodów będzie prowadzona przez ministra właściwego ds. pracy (obecnie Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) i publikowana na platformie praca.gov.pl oraz w Biuletynie Informacji Publicznej tegoż resortu. Wnioskodawca nie będzie musiał przechodzić odrębnej procedury weryfikacji, tylko zawód, w którym będzie chciał zatrudnić cudzoziemca ma nie znajdować się na liście zawodów wyłączonych.
Jak SIIAMI może pomóc?
SIIAMI – kompleksowa obsługa firm w zakresie zatrudniania cudzoziemców
Nasza Kancelaria specjalizuje się w kompleksowej obsłudze procesów związanych z zatrudnianiem cudzoziemców w Polsce. Oferujemy wsparcie w zakresie:
- legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców,
- uzyskiwania wszelkich niezbędnych zezwoleń i oświadczeń,
- doradztwa oraz reprezentacji przed urzędami,
- prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej obcokrajowców,
Z nami proces zatrudniania cudzoziemców przebiega sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Skontaktuj się z nami, a zadbamy o wszystkie formalności za Ciebie!
Najczęściej zadawane pytania
Jakie dokumenty są wymagane do legalizacji pobytu cudzoziemca z Ukrainy w Polsce?
Aby obywatel Ukrainy mógł zalegalizować pobyt w Polsce, najczęściej wymagane są następujące dokumenty:
- Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy (formularz dostępny do pobrania na stronach urzędów wojewódzkich).
- Kserokopia ważnego dokumentu podróży (oryginał do wglądu).
- Dokument potwierdzający nadanie numeru PESEL/PESELz adnotacją „UKR”.
- Cztery fotografie biometryczne (zgodne z polskimi wymaganiami, nie starsze niż 6 miesięcy)
- Dodatkowe dokumenty potwierdzające cel pobytu, np. umowa o pracę, zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej, dokumenty rodzinne.
Warto pamiętać, że legalny pobyt dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r., jest uznawany do 30 września 2025 r. na podstawie przepisów o ochronie czasowej, pod warunkiem uzyskania numeru PESEL z adnotacją „UKR”
Czym różni się zezwolenie na pobyt czasowy i pracę od stałego pobytu cudzoziemca w Polsce?
Pobyt czasowy i praca
- Wydawany na określony czas – najczęściej do 3 lat, w zależności od celu pobytu (np. praca, nauka, połączenie z rodziną).
- Uprawnia do pobytu i pracy w Polsce na podstawie konkretnej umowy lub u konkretnego pracodawcy.
- Po upływie ważności wymaga ponownego złożenia wniosku i udokumentowania celu pobytu.
- Nie daje automatycznie prawa do stałego pobytu ani obywatelstwa.
- Cudzoziemiec musi wykazać, że ma stabilne źródło dochodu i ubezpieczenie zdrowotne.
Pobyt stały
Przyznawany bezterminowo (karta pobytu ważna 10 lat, ale samo prawo pobytu nie jest ograniczone czasowo).
- Daje pełny dostęp do rynku pracy w Polsce bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zezwoleń.
- Umożliwia korzystanie z praw zbliżonych do obywateli polskich (np. świadczenia socjalne, edukacja).
- Po kilku latach pobytu stałego cudzoziemiec może ubiegać się o obywatelstwo polskie.
- Wymaga spełnienia surowszych kryteriów, np. posiadania polskich korzeni, Karty Polaka, małżeństwa z obywatelem Polski lub długotrwałego zamieszkania w Polsce.
Czy wszystkie wnioski i oświadczenia dotyczące zatrudnienia cudzoziemców muszą być składane elektronicznie przez portal praca.gov.pl do urzędu pracy w Polsce?
Większość wniosków i oświadczeń dotyczących zatrudnienia cudzoziemców powinna być składana elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Ale warto odwiedzić oficjalne strony urzędów wojewódzkich lub portalu praca.gov.pl.
