Czy istnieje limit wydatków na reklamę internetową jako koszt uzyskania przychodu?
To jedno z pierwszych pytań, jakie pojawia się przy planowaniu budżetu marketingowego. Pamiętajmy, że w przeszłości, do 2007 roku, obowiązywał limit wydatków na reklamę wynoszący 0,25% rocznego przychodu. Była to jednak odległa historia.
Obecnie wydatki na reklamę internetową nie podlegają żadnemu ustawowemu limitowi. Oznacza to, że możesz swobodnie inwestować w promocję online. Ważne jest jednak, aby te koszty były odpowiednio uzasadnione w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej. Muszą one mieć związek z pozyskaniem nowych kontrahentów, utrzymaniem obecnych, zwiększeniem przychodów lub rozwojem firmy. Innymi słowy, ponoszone wydatki powinny spełniać ogólną definicję kosztów uzyskania przychodu.
Jak udokumentować koszty reklamy i wydatki na reklamę w działalności gospodarczej?
Prawidłowe udokumentowanie kosztów reklamy jest absolutnie kluczowe w przypadku ewentualnej kontroli Urzędu Skarbowego.
Faktury i rachunki
Korzystając z popularnych platform, takich jak Facebook Ads czy Google Ads, pamiętaj, aby zakładać konta na swoją firmę, a nie na osobę prywatną. Tylko dokumenty wystawione na Twoją działalność gospodarczą (spółkę lub JDG) mogą być ujmowane w kosztach.
Pozostała dokumentacja
Sama faktura to często za mało. Warto przechowywać również:
- Projekty graficzne reklam,
- Bilingi,
- Zestawienia umieszczanych reklam,
- Raporty z kampanii (np. liczba kliknięć, zasięg).
Taka dokumentacja pozwala na udowodnienie powiązania i wysokości ponoszonych kosztów z celami biznesowymi.
Jak pobrać fakturę z Facebooka?
Proces ten jest stosunkowo prosty i intuicyjny.
- Aby pobrać fakturę, należy zalogować się na swoje konto na Facebooku, które posiada dostęp administracyjny do konta reklamowego, a następnie przejść do Menedżera Reklam.
- W menu Menedżera Reklam, w sekcji „Rozliczenia”, znajduje się pełne zestawienie wszystkich transakcji.
- Przy każdej transakcji dostępna jest ikona pobierania, która umożliwia zapisanie dokumentu w formacie PDF.
Istnieje również możliwość pobrania wszystkich faktur zbiorczo.
Warto pamiętać, że aby móc pobierać faktury, konieczne jest wcześniejsze uzupełnienie danych rozliczeniowych firmy w Menedżerze Reklam.
Jak wygląda faktura z Facebooka?
Dokument ten zawiera wszystkie standardowe elementy faktury VAT. Znajdują się na niej dane sprzedawcy (Meta Platforms Ireland Limited) oraz nabywcy, czyli dane Twojej firmy, które zostały wcześniej wprowadzone w ustawieniach konta reklamowego. Faktura zawiera również numer identyfikacyjny, datę wystawienia, szczegółowy opis wykonanych usług reklamowych oraz łączną kwotę do zapłaty.
Pobrany dokument jest pełnoprawnym dowodem księgowym, który można uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej. Dzięki przejrzystemu układowi i kompletnym informacjom, faktura z Facebooka jest łatwa do zrozumienia i zaksięgowania.
Jak księgować wydatki na reklamę internetową?
Księgowanie reklam różni się w zależności od prowadzonej formy księgowości:
Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR)
W uproszczonej księgowości koszty reklamy ujmujemy w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki”.
Pełna księgowość
Koszty reklamy stanowią pozostałe koszty rodzajowe.
Niezależnie od formy, obowiązuje generalna zasada: wydatki muszą być przypisane do okresu, którego dotyczą.
VAT i płatności zagraniczne – na co zwrócić uwagę?
Wydatki na reklamę internetową, zwłaszcza te opłacane platformom zarejestrowanym za granicą (np. Meta w Irlandii), wymagają szczególnej uwagi w kontekście podatku VAT i podatku u źródła.
VAT – import usług
Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, reklama internetowa od zagranicznych dostawców (np. Facebook, Google) jest traktowana jako import usług. Aby prawidłowo rozliczyć VAT, powinieneś być zarejestrowany jako podatnik VAT UE. Wówczas rozliczenie jest neutralne – naliczasz i odliczasz VAT w tej samej deklaracji.
Podatek źródła
Ta kwestia jest nieco bardziej skomplikowana. Co do zasady, płatności za pewne usługi (w tym usługi reklamowe) na rzecz podmiotów zagranicznych mogą wiązać się z koniecznością pobrania podatku u źródła w Polsce. Aby uniknąć tego obowiązku, kontrahent zagraniczny musi przedstawić certyfikat rezydencji. W przypadku dużych platform, takich jak Facebook czy Google, często można opierać się na kopiach certyfikatów rezydencji udostępnianych na ich stronach internetowych, co zwalnia polskiego przedsiębiorcę z pobierania podatku u źródła.
Jakich wydatków na reklamę nie zaliczyć do kosztów, by uniknąć problemów podatkowych?
Polskie prawo podatkowe nie zawiera ścisłego katalogu wydatków na reklamę, które byłyby wykluczone z kosztów. Kluczowe jest wspomniane wcześniej uzasadnienie biznesowe. Koszty, które nie mają żadnego racjonalnego związku z działalnością firmy, z pozyskaniem przychodu lub utrzymaniem jego poziomu, mogą zostać zakwestionowane przez Urząd Skarbowy. Należy unikać zaliczania do kosztów wydatków o charakterze prywatnym lub tych, które w sposób oczywisty nie przynoszą korzyści firmie.
Potrzebujesz pomocy w księgowaniu kosztów reklamy internetowej?
Rozliczenie reklamy internetowej w kosztach podatkowych jest jak najbardziej możliwe i w obecnych czasach stanowi wręcz konieczność. Kluczowe jest jednak dobre udokumentowanie wszystkich wydatków oraz ich racjonalne powiązanie z prowadzoną działalnością gospodarczą. Choć kwestie VAT-u i podatku u źródła mogą wydawać się złożone, przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu eksperta, nie powinny stanowić problemu.
Jeżeli masz wątpliwości dotyczące księgowania reklam lub potrzebujesz wsparcia w rozliczeniu kosztów uzyskania przychodu, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Prawno-Rachunkową SIIAMI w Gdańsku. Nasi specjaliści chętnie odpowiedzą na Państwa pytania i pomogą w prawidłowym zarządzaniu finansami Państwa firmy, a nasi księgowi przejmą obowiązki związane z rozliczaniem kosztów działalności operacyjnej.
Nasze usługi:
