Kto musi używać kasy fiskalnej i ewidencjonować sprzedaż?
Przede wszystkim kasa fiskalna jest obowiązkowa dla wszystkich, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dotyczy to:
sklepów i punktów sprzedaży detalicznej,
salonów fryzjerskich i kosmetycznych,
kawiarni, restauracji i innych lokali gastronomicznych,
warsztatów samochodowych i stacji obsługi pojazdów,
innych branż wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów (lista jest regularnie aktualizowana).
Uwaga: Nawet jeśli dopiero rozpoczynasz działalność w tych branżach, kasa jest wymagana od pierwszego dnia prowadzenia firmy.
Kto z przedsiębiorców może być zwolniony z obowiązku prowadzić działalność z użyciem kasy fiskalnej?
Pewne kategorie przedsiębiorców są zwolnione z obowiązku posiadania kasy fiskalnej:
Firmy realizujące sprzedaż wyłącznie na rzecz innych firm lub jednoosobowej działalności gospodarczej – bez obsługi osób fizycznych.
Przedsiębiorcy o niskich obrotach: jeśli roczny obrót na rzecz osób fizycznych nie przekroczył 20 000 zł (limit liczony proporcjonalnie przy rozpoczynaniu działalności w trakcie roku).
Niektóre rodzaje działalności (np. konsultacje online) mogą też korzystać z wyłączeń — zawsze warto potwierdzić to z księgowym, bo przepisy mogą się zmieniać.
Rodzaje kas fiskalnych 2025:
| Rodzaj kasy | Charakterystyka i zastosowanie |
|---|---|
| Kasa online | Podłączona do Internetu, dane automatycznie trafiają do fiskusa; obowiązkowa dla wielu branż (gastronomia, budownictwo, motoryzacja, kosmetyka itd.). |
| Kasa wirtualna | Oprogramowanie do komputera, tabletu lub smartfona; do paragonów wymagana osobna drukarka. |
| Kasa z zapisem elektronicznym | Nie wymaga połączenia z Internetem, jest jednak stopniowo wycofywana z użycia. |
| Kasa z zapisem papierowym | Przestarzały model, praktycznie już nieużywany. |
Jak kupić i zarejestrować kasę fiskalną?
Zakup: Kasę można nabyć u autoryzowanych dostawców lub online. Do zakupu wymagane są dokumenty rejestrowe firmy, NIP, dowód tożsamości.
Fiskalizacja: Ustawianie i podłączenie kasy wykonuje certyfikowany serwisant. Na dzień przed fiskalizacją trzeba powiadomić urząd skarbowy.
Rejestracja: W ciągu 7 dni po fiskalizacji należy złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie, certyfikat oraz pierwszy raport z kasy. Następnie zostaje nadany unikalny numer ewidencyjny dla urządzenia.
Zwrot części kosztów za kasę fiskalną
Przy wdrożeniu kasy online po raz pierwszy można ubiegać się o zwrot do 90% wartości, maksymalnie 700 zł. Trzeba złożyć wniosek do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od fiskalizacji i załączyć wymagane dokumenty. Zwrot następuje w ciągu miesiąca.
Na co zwrócić uwagę?
Wydawaj paragony każdemu klientowi.
Przechowuj dane fiskalne przez co najmniej 5 lat.
Regularnie (min. raz na dwa lata) wykonuj przegląd techniczny kasy.
E-paragony i nowości od czerwca/lipca 2025
Od 1 lipca 2025 r. nowe przepisy zrównują e-paragony z tradycyjnymi wydrukami. Warunkiem jest zgoda nabywcy i ustalenie sposobu przekazania e-paragonu.
Wprowadzono centralny HUB paragonowy obsługiwany przez krajową administrację skarbową, który pośredniczy w przekazywaniu e-paragonów
Podstawy prawne
Ustawą od podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących – stanowi podstawę obowiązków podatników dotyczących fiskalizacji sprzedaży w Polsce na lata 2025–2027.
Jak może pomóc SIIAMI?
Nasza firma SIIAMI oferuje pełen zakres usług dla przedsiębiorców w Polsce:
Rejestrację każdego typu działalności gospodarczej (jednoosobowa, spółki zoo, oddziały zagraniczne)
Kompleksową obsługę księgową i podatkową
Porady w zakresie podatków i optymalizacji rozliczeń z doradcą podatkowym
Usługi prawne dla firm i osób prywatnych (umowy, spory, wsparcie podczas transakcji)
Indywidualne konsultacje i wsparcie na każdym etapie działalności
Korzystając z usług SIIAMI, zyskujesz pewnego partnera w prowadzeniu biznesu.
