Na czym polega audyt RODO
Przeprowadzenie audytu RODO pozwoli na zidentyfikowanie i zbadanie wszystkich procesów przetwarzania i ochrony danych osobowych występujących w Twojej firmie (m.in. w dziale HR, sprzedaży, marketingu) pod kątem ich zgodności z przepisami. W ramach audytu sprawdzimy m.in. treści klauzul informacyjnych, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, procedury realizacji obowiązków wynikających z RODO, zgodność rejestru czynności przetwarzania z procesami biznesowymi, zgody na przetwarzanie danych oraz realizację przez Twoją firmę obowiązków administratora danych. Kompleksowy audyt pozwala uniknąć błędów, które mógłby wykazać Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kto w organizacji musi realizować obowiązki wynikające z RODO i ustawy o ochronie danych osobowych?
RODO dotyczy każdego podmiotu, który przetwarza dane osobowe — czyli niemal każdej firmy, instytucji i organizacji, która jest administratorem tych danych.
Obowiązki związane z RODO mają m.in.:
- mikrofirmy zatrudniające jednego pracownika,
- sklepy internetowe i usługodawcy online (przetwarzający dane osobowe klientów),
- firmy zewnętrzne przetwarzające dane (np. księgowość, marketing, outsourcing),
- średnie i duże przedsiębiorstwa (często posiadające inspektora ochrony danych),
- jednostki sektora publicznego.
W praktyce oznacza to, że nawet najmniejszy przedsiębiorca musi posiadać odpowiednie dokumenty i procedury, aby działać zgodnie z RODO.
Czym jest audyt, co obejmuje analiza procesów i systemu ochrony danych osobowych?
Prawidłowy plan audytu powinien uwzględniać:
- Kompleksową analizę procesów przetwarzania danych osobowych i przepływu danych z RODO,
- Ocenę zgodności z Rozporządzeniem (RODO) i ustawą o ochronie danych osobowych,
- Identyfikację wszelkich niezgodności w dokumentacji i zakresie ochrony danych osobowych,
- Rekomendacje działań naprawczych i optymalizacyjnych, aby firma spełniała wymagania Rozporządzenia,
- Ocenę systemów IT, polityk bezpieczeństwa, systemu ochrony danych oraz poziomu świadomości pracowników.
Potrzebujesz porady prawnika?
Opisz swoje pytanie i zostaw swoje dane kontaktowe, a nasz menedżer skontaktuje się z Tobą.
Czy audyt RODO jest niezbędny i dlaczego warto przeprowadzić audyt zgodności z RODO?
W Polsce, od momentu wejścia w życie przepisów RODO (2018 rok) i ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, na polskie firmy nałożono 88 kar na łączną kwotę ponad 12 milionów euro. Kary nakładane są niezależne od wielkości, branży, czy specyfiki danej organizacji. Dlatego warto przeprowadzić audyt RODO, by uniknąć sankcji, a także mieć świadomość jakie skutki dla ochrony danych mogą mieć Twoje działania.
Przykłady:
- w październiku 2024 roku Prezes UODO ogłosił nałożenie znaczącej kary, w wysokości 353 589,00 zł na przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie sprzedaży drzwi antywłamaniowych, za niewdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych i brak weryfikacji podmiotu przetwarzającego (co powinien wykazać audyt wstępny),
- w maju 2024 r. Prezes UODO ogłosił nałożenie znaczącej kary, w wysokości 1 440 549,00 zł na spółkę akcyjną, za niewdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych i pełną zgodność RODO
Zapewnienie skutecznego systemu ochrony danych osobowych to proces ciągły, a nie jednorazowe działanie. RODO w organizacji wymaga, aby administrator oraz powołany inspektor ochrony danych osobowych (IOD) regularnie weryfikowali, czy procedury są aktualne, a także czy przedsiębiorca spełnia wymagania rozporządzenia o ochronie danych osobowych. Audyt RODO jest niezbędny, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia związane z wyciekiem lub utratą danych. RODO ma na celu ochronę prywatności osób fizycznych, dlatego warto przeprowadzić weryfikację, czy w Twojej firmie dostęp do danych osobowych mają tylko osoby upoważnione.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się: proces audytu RODO – jak go przeprowadzić w praktyce i czym się różni audyt wewnętrzny od zewnętrznego? Pierwszy audyt zazwyczaj jest najbardziej szczegółowy i obejmuje pełną inwentaryzację danych z RODO. Audytor zewnętrzny wnosi obiektywne spojrzenie, co pozwala lepiej przeprowadzić audyt zgodności z RODO. Audyt powinien sprawdzić nie tylko dokumenty, ale także rzeczywistą świadomość w zakresie ochrony danych wśród personelu, co jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych osobowych.
Decydując się na audyt zgodności, minimalizujesz ryzyko kar finansowych i budujesz wizerunek zaufanego partnera biznesowego. Pamiętaj, że przepisy RODO nakładają na Ciebie obowiązek rozliczalności. Aby działać zgodnie z RODO i przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, musisz być w stanie wykazać, że Twoje działania w dziedzinie ochrony danych osobowych są skuteczne. Profesjonalnie przeprowadzony proces pozwoli Ci przestrzegać wymagania rozporządzenia o ochronie danych na każdym etapie.
Raport, wdrożenia i procedury w zakresie ochrony danych – co proponujemy?
Końcowym efektem naszej pracy i audytu jest raport poaudytowy. Dokument ten szczegółowo opisuje stan zgodności z przepisami oraz wskazuje obszary wymagające poprawy w zakresie ochrony danych. Na jego podstawie planujemy wdrożenie RODO lub aktualizację istniejących rozwiązań. Nasze usługi obejmują wsparcie w procesach przetwarzania danych, tworzenie dokumentacji RODO oraz doradztwo w kwestiach związanych z ochroną danych osobowych. Cena usługi jest uzależniona od wielkości podmiotu i stopnia skomplikowania procesów.
W ramach współpracy nasze prawnicy pomagają przeprowadzić audyt zgodności oraz wdrożyć niezbędne zmiany, abyś mógł spać spokojnie. Audyt pozwala uporządkować temat przetwarzania danych osobowych w swojej firmie. Jeśli zastanawiasz się, jak przeprowadzić audyt RODO lub potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, nasi eksperci są do dyspozycji. Obowiązkowy dla wielu podmiotów inspektor ochrony danych również może liczyć na nasze wsparcie merytoryczne przy weryfikacji zgodności RODO.
Ponadto, w ramach wdrożenia RODO i dalszej obsługi proponujemy:
- Przygotowanie polityk ochrony danych, klauzul informacyjnych, umów powierzenia, upoważnień, procedur, regulaminów, polityki retencji danych i zarządzania incydentami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych,
- Opracowanie zgód, instrukcji, rejestrów czynności i kategorii przetwarzania,
- Wsparcie we wdrożeniu środków technicznych i organizacyjnych,
- Weryfikację umów z dostawcami i kontrahentami pod kątem przepisów o ochronie danych osobowych i rozporządzenia o ochronie danych osobowych,
- Szkolenia dla kadry kierowniczej i pracowników dotyczące ochrony danych osobowych w organizacji, w szczególności przedstawienie rodzajów danych osobowych.
