Proces zmiany biura rachunkowego. Instrukcja krok po kroku dla przedsiębiorcy, czyli jak skutecznie zmienić księgowego
Zmiana biura rachunkowego może być stresującym procesem dla każdego przedsiębiorcy. Niezależnie, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę prawa handlowego, ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz prawidłowe rozliczenia podatkowe mają bezpośredni wpływ na finanse i funkcjonowanie firmy. Jeśli zdecydujesz się na usługi biura rachunkowego SIIAMI, nasi specjaliści zorganizują przekazanie całej Twojej księgowości maksymalnie szybko i bezproblemowo, minimalizując wszelkie formalności.
Przedstawiamy opracowany przez nas algorytm zmiany księgowego, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces.
Krok 1: Wybór nowego biura rachunkowego – na co zwrócić uwagę i jak powinna wyglądać umowa o świadczenie usług księgowych
Jeśli już zdecydowałeś się na współpracę z biurem rachunkowym SIIAMI, możesz pominąć ten punkt — dokonałeś właściwego wyboru. Wybór nowego biura rachunkowego to kluczowa decyzja.
Najważniejszym kryterium przy wyborze biura rachunkowego są kwalifikacje i doświadczenie jego pracowników. Aby to ocenić, warto zapoznać się z opiniami innych przedsiębiorców oraz wcześniej porozmawiać z menedżerami i księgowymi o specyfice Twojej działalności. Jeśli specjaliści nie mają trudności z tematem, a wśród ich klientów są firmy o podobnym profilu — to znak, że warto zmienić biuro rachunkowe i rozważyć współpracę właśnie z tym biurem. To cechy, które powinno posiadać każde dobre biuro rachunkowe.
Na cenę usług należy zwracać uwagę dopiero na samym końcu. Księgowość to nie jest obszar, na którym warto oszczędzać. Jak pokazuje doświadczenie, oszczędności nigdy nie rekompensują kosztów kar za błędne wyliczenie podatków.
Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych z każdym nowym biurem rachunkowym zawsze wiąże się z koniecznością udzielenia pełnomocnictwa, które uprawnia biuro do składania deklaracji w odpowiednich urzędach.
Krok 2: Rozwiązanie umowy z obecnym biurem rachunkowym. Jak wygląda wypowiedzenie i jaki obowiązuje okres wypowiedzenia?
Uważnie przeanalizuj zapisy umowy z obecnym biurem rachunkowym w części dotyczącej warunków i terminów jej rozwiązania. Dzięki temu unikniesz sankcji, a samo wypowiedzenie umowy przebiegnie sprawnie. W umowie określony będzie również okres wypowiedzenia — liczba dni, w których należy powiadomić dotychczasowe biuro, że nie chcesz już korzystać z jego usług — oraz obowiązków biura dotyczących przekazania danych i dokumentów do nowego biura.
Jeżeli istnieje ryzyko problemów, nasi prawnicy udzielą porad i przekażą jasne instrukcje, jak postępować, gdy poprzednie biuro rachunkowe utrudnia proces.
Warto też pamiętać, że dla firmy nie będzie katastrofy, nawet gdyby poprzedni księgowy zniknął — mając dokumentację, można odtworzyć ewidencję i uniknąć kar.
Krok 3: Odbiór i przekazanie dokumentacji księgowej. Jakie dokumenty należy przekazać do nowego biura rachunkowego?
W idealnej sytuacji dotychczasowe biuro rachunkowe do momentu zakończenia umowy przygotuje wszystkie niezbędne dokumenty, które następnie zostaną przekazane do nowego biura rachunkowego. Jeśli tak się nie stanie, należy samodzielnie wystąpić o całą dokumentację.
Dokumenty można podzielić na dwie grupy: te, bez których nowy księgowy nie będzie mógł rozpocząć obsługi (bardzo ważne), oraz pozostałe, które można przekazać do biura rachunkowego w trakcie współpracy.
Nowym klientom przekazujemy listę dokumentów, które należy odebrać od poprzedniego biura. W razie potrzeby możemy również sami skontaktować się z byłym księgowym, aby omówić kluczowe kwestie.
Krok 4: Niezbędne formalności i rozliczenia – odwołanie starego i udzielenie pełnomocnictwa dla nowego biura
Po podpisaniu umowy o obsługę z nowym biurem rachunkowym i przekazaniu dokumentacji należy odwołać pełnomocnictwo udzielone dotychczasowemu księgowemu do reprezentowania Twoich interesów przed urzędem skarbowym lub ZUS. Jest to ważne, ponieważ pełnomocnictwo dla nowego biura i aktualizacja danych o zmianie biura rachunkowego są niezbędne do prawidłowego prowadzenia księgowości.
W razie pytań urzędy kontaktują się z biurem rachunkowym. Jeśli nie odwołasz pełnomocnictwa, istnieje ryzyko, że nie otrzymasz ważnych informacji podatkowych.
Krok 5: Zgłoszenie zmiany biura rachunkowego w CEIDG i Urzędzie Skarbowym – niezbędna aktualizacja danych
Nie można zapomnieć, że zmianę biura rachunkowego należy zgłosić w odpowiednich rejestrach. W tym celu należy dokonać aktualizacji wpisu w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), podając dane nowego biura księgowego. To ważny krok, aby zmienić biuro rachunkowe w CEIDG prawidłowo. W razie wątpliwości skonsultuj się z menedżerem SIIAMI, aby wszystkie zmiany danych zostały zgłoszone terminowo.
Jakie dokumenty księgowe należy odebrać od poprzedniego biura, aby zapewnić ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Przede wszystkim niezbędne są deklaracje PIT, VAT oraz ZUS (szczególnie jeśli zmiana nastąpiła w trakcie roku podatkowego) oraz wszystkie potwierdzenia opłat podatków.
W zależności od formy opodatkowania konieczne będzie również przekazanie ewidencji przychodów lub książki przychodów i rozchodów (KPiR). Dostarczenie dokumentacji pierwotnej (faktur) gwarantuje możliwość weryfikacji danych.
Ile czasu zajmuje cały proces zmiany biura rachunkowego, wliczając okres wypowiedzenia i wszystkie formalności?
Proces zmiany biura rachunkowego jest indywidualny i zależy od skali działalności oraz gotowości poprzedniego księgowego do współpracy. Zwykle zmiana biura księgowego trwa od kilku tygodni do paru miesięcy. Jednak nie ma to wpływu na bieżącą działalność firmy — nie występują w niej żadne przerwy. Nowy księgowy prowadzi ewidencję od pierwszego dnia obowiązywania umowy. Przekazanie dokumentów jest istotne dla prawidłowego sporządzenia deklaracji za dany okres.
Kiedy jest najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego?
Zmianę biura rachunkowego można przeprowadzić w dowolnym momencie — jak tylko zauważysz, że dotychczasowy księgowy Cię nie zadowala lub popełnia błędy. Im szybciej to zrobisz, tym mniej problemów zdąży się nagromadzić w ewidencji i sprawozdawczości.
Jeżeli jednak zmiana księgowego nie jest pilna, najlepiej zrobić to po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Pozwala to uniknąć zamieszania w dokumentach podatkowych. W takim przypadku przekazanie spraw od jednego księgowego do drugiego można zaplanować wcześniej, co sprawia, że proces jest mniej stresujący.
Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe na SIIAMI? Nowoczesne usługi i księgowość online dla Twojej firmy
W rozmowach z klientami, którzy przeszli do nas z innych biur rachunkowych, zauważyliśmy kilka elementów, które pozwalają SIIAMI wyróżniać się na rynku. Oferujemy usługi jak nowoczesne biura rachunkowe.
Oto główne zalety naszej firmy:
- Personalne wsparcie: każdemu klientowi przydzielamy menedżera, który wspiera współpracę z biurem rachunkowym.
- Doświadczenie i profesjonalizm: posiadamy szerokie doświadczenie w prowadzeniu księgowości firm o różnym profilu.
- Bezpieczeństwo danych: całkowicie przestrzegamy prawa w zakresie ochrony danych finansowych i osobowych.
- Uczciwe ceny: nie stosujemy ukrytych opłat, a wszystkie warunki umowy z biurem rachunkowym są przejrzyste.
- Wsparcie na każdym etapie: aktywnie pomagamy nowym klientom w procesie zmiany biura rachunkowego.
- Wysoka jakość obsługi: naszym celem jest umożliwienie klientom skupienia się na biznesie, mając spokój o prawidłowe prowadzenie księgowości i terminowe rozliczenia.
Jeżeli zdecydowałeś się na zmianę księgowego, powierz ten proces profesjonalistom z SIIAMI. Pomożemy przeprowadzić go szybko i bez zbędnych komplikacji. Zostaw swoje dane, a nasi menedżerowie skontaktują się z Tobą.
