Jeśli myślisz o zmianie biura rachunkowego i obawiasz się, że będzie to skomplikowany proces, to bez obaw – wcale nie musi tak być! Wystarczy, że wypowiesz umowę, zadbasz o formalności i znajdziesz nowe biuro rachunkowe, który spełni Twoje oczekiwania. A jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia w zakresie księgowości i rachunkowości, skorzystaj z oferty Siiami. Nasze biuro rachunkowe oferuje kompleksowe usługi księgowe dla firm, dostosowane do indywidualnych potrzeb każdego klienta. Zespół Siiami tworzą doświadczeni specjaliści, którzy są na bieżąco z najnowszymi przepisami podatkowymi i standardami rachunkowymi, dzięki czemu możesz pewność, że Twoja firma będzie w dobrych rękach!
Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe?
Błędy w rozliczeniach, opóźnienia w płatnościach podatków, brak indywidualnego podejścia – to tylko niektóre problemy, które mogą pojawić się w trakcie współpracy z niewłaściwym biurem rachunkowym. Jeśli czujesz, że Twoja księgowość mogłaby działać sprawniej i efektywniej, warto rozważyć zmianę.
Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć zmianę biura rachunkowego:
- Niska jakość świadczonych usług księgowych: Czy zdarzały Ci się błędy w rozliczeniach? A może otrzymujesz od swojego księgowego niejasne lub opóźnione odpowiedzi? Niska jakość usług księgowych może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych dla Twojej firmy. Jeśli ten problem dotyczy Ciebie, lepiej poszukaj biura rachunkowego, które gwarantuje profesjonalną i rzetelną obsługę.
- Brak indywidualnego podejścia do klienta: Jeśli Twoje obecne biuro rachunkowe nie jest w stanie dostosować swoich usług do Twoich wymagań, znajdź nowe biuro, które świadczy bardziej elastyczne usługi.
- Zbyt wysokie koszty usług księgowych: Oczywiście, cena ma znaczenie, ale nie powinna być jedynym kryterium przy wyborze nowego księgowego. Jeśli przymierzasz się do zmiany biura rachunkowego, porównaj oferty różnych firm i wybierz taką, które oferuje optymalny stosunek ceny do jakości świadczonych usług księgowych.
- Brak profesjonalizmu i doświadczenia: Zaufanie do księgowego jest kluczowe. Jeśli masz wątpliwości, co do kompetencji i doświadczenia pracowników swojego poprzedniego biura rachunkowego, lepiej rozważ współpracę z bardziej doświadczoną firmą.
- Słaba komunikacja: Masz trudności ze skontaktowaniem się z księgowym? A może otrzymujesz od niego zdawkowe odpowiedzi na swoje pytania? Pamiętaj, że dobra komunikacja jest kluczowa dla skutecznej współpracy.
13 Dni 17 Godziny 45 Minuty 29 Sekundy
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Zastanawiasz się, kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe? Niestety, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Wszystko zależny od:
- Wielkości Twojej firmy: Dla małych firm, takich jak jednoosobowe działalności gospodarcze czy małe spółki z o.o., zmiana biura rachunkowego jest dużo mniej skomplikowana. Często można ją przeprowadzić z miesiąca na miesiąc, oczywiście z zachowaniem okresu wypowiedzenia umowy.
- Skali działalności: Duże firmy zatrudniające wielu pracowników mają nieco bardziej skomplikowaną sytuację. Ze względu na większą ilość danych i transakcji, zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego jest w ich przypadku bardziej czasochłonna.
Kiedy warto rozważyć zmianę na początku roku podatkowego?
Dla większych firm, koniec roku podatkowego jest bardzo dobrym momentem na zmianę biura rachunkowego. Dlaczego?
- Zamknięcie rozliczeń: Na koniec roku podatkowego wszystkie rozliczenia są już zwykle zamknięte, co ułatwia przekazanie dokumentacji do nowego księgowego.
- Mniejsze ryzyko błędów: Zmiana na początku nowego roku minimalizuje ryzyko pomyłek związanych z podwójnym rozliczeniem niektórych operacji.
- Łatwiejsza organizacja: Nowe biuro rachunkowe może od razu rozpocząć pracę nad nowymi dokumentami, bez konieczności zajmowania się starymi rozliczeniami
Czy zmiana w trakcie roku jest niemożliwa? Nie, oczywiście, że nie. Możesz zmienić biuro rachunkowe w dowolnym momencie, jednak pamiętaj o okresie wypowiedzenia, który jest zazwyczaj określony w umowie!
Formalności i dokumenty
Zdecydowałeś się na zmianę biura rachunkowego? Teraz pora na formalności. Nie martw się, na szczęście nie jest to tak skomplikowane, jak mogłoby się początkowo wydawać. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak przejść przez ten proces krok po kroku.
Wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym
Poinformuj swoje obecne biuro rachunkowe o zakończeniu współpracy. Sprawdź dokładnie umowę, aby dowiedzieć się, jaki jest okres wypowiedzenia. Napisz formalne wypowiedzenie i prześlij oryginał do biura rachunkowego, a kopię zachowaj dla siebie.
Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym
Przygotuj się na to, że nowe biuro poprosi Cię o dostarczenie wszystkich niezbędnych dokumentów, takich jak wypis z CEIDG, ostatnie zeznania podatkowe czy umowy z kontrahentami. Przed podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych, dokładnie ją przeczytaj. Zwróć szczególną uwagę na części dotyczące zakresu usług, kosztów i odpowiedzialności.
Aktualizacja wpisu w CEIDG
Kolejnym krokiem jest aktualizacja danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Musisz zmienić tam dane dotyczące prowadzenia księgowości. Możesz to zrobić zdalnie (online) lub osobiście – udając się do odpowiedniego urzędu. Aktualizacji może dokonać także Twoje nowe biuro rachunkowe (na podstawie pełnomocnictwa). Pamiętaj, że na zgłoszenie zmian masz 7 dni.
Przeniesienie dokumentacji do nowego biura rachunkowego
Po podpisaniu umowy, przekaż całą swoją dokumentację do nowego biura rachunkowego. Zbierz wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej i przekaż je nowemu księgowemu. Jeśli chcesz, możesz rozważyć sporządzenie spisu przekazanych dokumentów i podpisać go wraz z przedstawicielem nowego biura rachunkowego.
Wybór nowego biura rachunkowego
Chcesz zoptymalizować koszty prowadzenia działalności? Zmiana biura rachunkowego może być Twoją szansą na znalezienie bardziej korzystnych warunków finansowych i oszczędność pieniędzy.
Oto wskazówki, które mogą pomóc Ci przy wyborze nowego biura rachunkowego dla Twojej firmy:
- Doświadczenie: Dowiedz się, jak długo dane biuro rachunkowe działa na rynku i czy posiada doświadczenie w obsłudze firm, takich jak Twoja. Zwróć uwagę na specjalizacje biura – czy obsługuje firmy z Twojej branży?
- Zakres oferowanych usług: Przed podjęciem decyzji, upewnij się, że wybrane biuro rachunkowe oferuje wszystkie usługi, których potrzebuje Twoja firma. Sprawdź, czy obejmują one np. prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, przygotowywanie deklaracji oraz doradztwo prawne dla firm.
- Referencje: Sprawdź opinie obecnych klientów biura. Ich oceny mogą być bardzo pomocne przy podejmowaniu decyzji.
- Komunikacja: Dobra komunikacja jest bardzo istotna. Zapytaj o dostępne formy kontaktu (telefon, email, spotkania osobiste) i częstotliwość raportowania.
- Ceny: Porównaj oferty różnych biur rachunkowych, ale pamiętaj, że najniższa cena nie zawsze wiąże się z najlepszą jakością oferowanych usług. Zwróć też uwagę na to, co dokładnie jest wliczone w cenę konkretnego pakietu.
- Umowa o świadczenie usług księgowych: Przed podpisaniem umowy, dokładnie ją przeczytaj. Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia, zakres usług, odpowiedzialność stron oraz warunki płatności.
- Nowoczesne narzędzia: Najlepsze biura rachunkowe korzystają z nowoczesnych rozwiązań informatycznych, które ułatwiają współpracę z klientem i zapewniają bezpieczeństwo danych.
Przekazanie dokumentacji z poprzedniego biura rachunkowego
Jeśli zdecydowałeś się na rozwiązanie umowy z obecnym biurem rachunkowym, musisz pamiętać o przeniesieniu swoich dokumentów. Odpowiednie przygotowanie dokumentacji znacznie usprawni pracę nowego biura i zapewni płynne przejście na nową współpracę.
Jakie dokumenty musisz przekazać?
Aby nowe biuro rachunkowe mogło sprawnie przejąć Twoją księgowość, przygotuj dokumenty, takie jak:
- Wypis z CEIDG – aktualny wypis z ewidencji działalności gospodarczej.
- Umowy: wszystkie umowy zawarte z kontrahentami, umowy leasingowe, umowy kredytowe itp.
- Faktury: zarówno wystawione, jak i otrzymane faktury.
- Rachunki: za wszelkie usługi i towary zakupione przez firmę.
- Potwierdzenia zapłaty należności: dowody wpłat i wypłat.
- Ewidencje: księgi przychodów i rozchodów, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych itp.
- Deklaracje rozliczeniowe ZUS: za ostatnie 12 miesięcy.
- Deklaracje podatkowe: wszystkie złożone deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT).
- Inne dokumenty: wszelkie inne dokumenty, które mogą być istotne dla prowadzenia księgowości Twojej firmy, np. protokoły z zebrań wspólników, umowy o pracę.
Problemy i rozwiązania
Zmiana biura rachunkowego może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, zwłaszcza jeśli chodzi o dokumentację. Sprawdź, jak sobie z nimi poradzić!
Brak dostępu do dokumentacji: Jeśli nie możesz znaleźć wszystkich niezbędnych dokumentów, skontaktuj się z poprzednim biurem rachunkowym i poproś o ich kopie.
Problemy z przekazaniem dokumentów księgowych: Jeśli Twoja dokumentacja jest niekompletna, zniszczona lub w innym formacie niż wymaga tego nowe biuro, poinformuj wcześniej o tym nowego księgowego. Możecie wspólnie znaleźć rozwiązanie, np. poprzez digitalizację dokumentów.
Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron: Jeśli chcesz zmienić biuro rachunkowe, ale okres wypowiedzenia umowy jest zbyt długi, to rozwiązanie umowy za porozumieniem stron może być najlepszym rozwiązaniem. Pamiętaj jednak o zachowaniu wszelkiej korespondencji z tym związanej.
Pełnomocnictwa w Urzędzie Skarbowym i ZUS: Nie zapomnij o odwołaniu pełnomocnictw udzielonych poprzedniemu księgowemu i udzieleniu nowych dla Twojego nowego biura rachunkowego. Dzięki temu nowy księgowy będzie mógł działać w Twoim imieniu.
Pomoc przy założeniu firmy
Planujesz założyć firmę? Możesz powierzyć nam wszystkie formalności, jakie się z tym wiążą! Oferujemy kompleksowe wsparcie przy zakładaniu spółek oraz działalności gospodarczych dla początkujących przedsiębiorców. Od wyboru optymalnej formy prawnej, przez doradztwo podatkowe, aż po prowadzenie księgowości – zajmiemy się wszystkim, abyś mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu!
Potrzebujesz pomocy w założeniu firmy? Skontaktuj się z nami!
Potrzebujesz pomocy księgowego lub prawnika?
Chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami? W Siiami zapewniamy profesjonalną obsługę księgową i prawną, która pozwoli Ci uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. Gwarantujemy świadczenie usług księgowych na najwyższym poziomie, od prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych, po doradztwo prawne i pomoc w założeniu działalności gospodarczej. Decydując się na współpracę z naszym zespołem, możesz mieć pewność, że finanse Twojej firmy są w dobrych rękach!
Skontaktuj się z nami i już dziś umów się na bezpłatną konsultację. Nasz doradza wysłucha Cię, odpowie na wszystkie pytania i zaproponuje Ci indywidualną ofertę dopasowaną do Twoich potrzeb!
