Księgowość dla spółki – na czym polega jej prowadzenie?

Księgowość spółki z o.o. to niezbędny element właściwego funkcjonowania całej firmy. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wchodzą w grę żadne ustępstwa i zwolnienia z prowadzenia księgowości. W praktyce prowadzenie pełnej księgowości spółki z o.o. wymaga dużego zaangażowania, skrupulatności i przede wszystkim znajomości przepisów związanych z rejestracją dokumentów, prowadzeniem ksiąg rachunkowych i sporządzaniem sprawozdań, więc jest to proces, który nie zawsze jest jasny dla przedsiębiorców.

Poniższy artykuł jest odpowiedzią na często pojawiające się pytania osób, które zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości spółki z o.o.

Księgowość spółki z o.o. – na czym polega?

Czy każda spółka musi prowadzić pełną księgowość? Księgowość spółki ma jasny podział na dwie możliwe formy – uproszczoną i pełną. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością mówimy o pełnej księgowości. Bez wątpienia jest to najtrudniejszy, najbardziej zawiły i wymagający ciągłego zaangażowania sposób rozliczenia przychodów i strat w firmie.

Jak sama nazwa wskazuje, pełna księgowość spółki obejmuje szereg zadań księgowych w ramach prowadzenia przedsiębiorstwa utworzonego przez jedną lub więcej osób (wspólników). Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to podmiot gospodarczy, który zobowiązany jest do nieprzerwanego prowadzenia sprawozdań finansowych i ksiąg. Do najważniejszych zadań księgowego należy, więc prowadzenie szczegółowej ewidencji przychodów i kosztów oraz uwzględnienie wykazu majątku spółki z o.o.

Pełna księgowość sp. z o.o. a księgowość jednoosobowej działalności gospodarczej

Warto zwrócić uwagę na to, jak bardzo prowadzenie spółki z o.o. różni się od jednoosobowej działalności gospodarczej. Oprócz tego jednoosobowa działalność gospodarcza zakłada realizowanie zadań księgowych w formie uproszczonej (z przychodem poniżej 2 mln euro). Jest to najmniej skomplikowana forma prowadzenia księgowości, którą właściciel firmy może prowadzić samodzielnie. W przypadku spółki z o.o. pełna księgowość i procesy z tym związane są o wiele bardziej złożone i czasochłonne. W rezultacie Spółka z o.o. obowiązkowo prowadzi pełne księgi rachunkowe.

Istnieje wiele obowiązków związanych z założeniem i prowadzeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Oto 10 najważniejszych obowiązków księgowości w przypadku spółek kapitałowych, w tym spółek z o.o.

1. Sporządzenie wniosku o wpis do KRS, rejestracja spółki, uzyskanie nr NIP, REGON i VAT.
2. Nadzorowanie wpłat na kapitał zakładowy spółki, przygotowanie potwierdzenia wpłaty wkładu na kapitał zakładowy każdego członka zarządu.
3. Samodzielne prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych spółki zgodnie z przepisami prawa spółek z o.o. (księga główna i pomocnicza, dziennik, zestawienie obrotów i sald, suma aktywów i pasywów spółki).
4. Przygotowanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych (w tym rachunek zysków i strat, bilanse).
5. Systematyczne prowadzenie raportów kasowych spółki.
6. Gromadzenie, uporządkowywanie i przechowywanie w bezpiecznym miejscu dokumentów księgowości spółki (w formie elektronicznej i papierowej).
7. Terminowe rozliczanie składek ZUS i deklaracji podatkowych spółki z o.o. dla urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce siedziby firmy.
8. Organizowanie i prowadzenie zgromadzeń wspólników spółki z o.o.
9. Na bieżąco aktualizowanie wiedzy z zakresu przepisów prawa funkcjonowania spółek z o.o. i wdrażanie zaistniałych zmian w księgowość dla spółki.
10. Branie odpowiedzialności za prowadzenie pełnej księgowości spółki z o.o.

Jak skutecznie prowadzić pełną księgowość w przypadku spółki z o.o.?

Skutecznie prowadzona księgowość spółki z o.o. wiąże się ze spełnianiem kilku kluczowych zasad. Należą do nich między innymi:

• • Współpraca z dobrze prosperującym na rynku biurem oferującym usługi księgowe i prawne (np. księgowość online).

• • Skrupulatność w gromadzeniu i przechowywaniu dokumentów w firmie (pełne księgi rachunkowe, faktury, umowy, dowody księgowe itp.).

• • Ciągłe aktualizowanie wiedzy w zakresie zmian w przepisach prawa podatkowego i rachunkowości.

• • Dbałość o systematyczne sprawozdania finansowe, okresowe audyty, cykliczne raporty itp.

• • Silne poczucie odpowiedzialności za księgowość spółki i prawidłowe rozliczenia.

Kto może prowadzić księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?

Kto może prowadzić księgowość spółki? Czy można samodzielnie prowadzić księgowość spółki z o.o., jak przy jednoosobowej działalności gospodarczej?

Szukając informacji, ile kosztuje księgowość spółki, przedsiębiorcy często rozważają samodzielne prowadzenie księgowości w swojej firmie. Jednak szybko okazuje się, że w przypadku spółki z o.o. pełna księgowość jest procesem tak bardzo skomplikowanym, wymagającym specjalistycznej wiedzy i znajomości aktualnych przepisów, że samodzielne prowadzenie ksiąg rachunkowych okazuje się zbyt trudne.

Żeby uniknąć niechcianych konsekwencji prawnych i finansowych najlepszą decyzją jest korzystanie z profesjonalnego biura świadczącego usługi prawne i księgowe twojej spółki (np. w formie elektronicznej – księgowość online).

Rzetelne biuro świadczące pełne usługi prawne i księgowe to zespół specjalistów, który posiada dogłębną wiedzę oraz doświadczenie w zakresie prowadzenia księgowości sp. z o.o.

Pełna księgowość spółki z o.o. – zalety i wady

W przypadku księgowości spółki z o.o. możemy mówić o co najmniej kilku zaletach jej prowadzenia. Tuż obok korzyści zestawiliśmy kilka istotnych trudności, które mogą mieć istotne znaczenie dla prowadzenia księgowości spółki z o.o. Oto i one:

Zalety:

• • przejrzystość i płynność gromadzonych dokumentów księgowych w firmie;

• • łatwy dostęp dla przedsiębiorców do ksiąg rachunkowych, sprawozdania finansowego i innych dokumentów spółki z o.o.;

• • możliwość kontrolowania i monitorowania na bieżąco sytuacji finansowej spółki z o.o. (rachunek zysków i strat, pełne księgi rachunkowe);

• • zwiększona wiarygodność i zaufanie wobec partnerów biznesowych (członków zarządu);

• • przejrzystość prawa i przepisów podatkowych dla podatników;

• • możliwość składania wniosków o dotacje, kredyty i inne formy dofinansowania spółki z o.o.

Wady:

• • dodatkowe koszty finansowe w spółce z o.o. (np. księgowy w firmie, usługi w biurze rachunkowości);

• • duża ilość formalności i dokumentów finansowych sp. z o.o.;

• • zwiększone ryzyko błędów w rozliczeniach z Urzędem Skarbowym i ZUS;

• • czasochłonność i wymóg dużego zaangażowania zasobów pracy;

• • ograniczona elastyczność działań, ,,sztywność’’ procedur i przepisów prawa handlowego.